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Par Nelly Sciardis, SCD de l’Université Polytechnique Hauts-de-France (anciennement Université de Valenciennes et du Hainaut-Cambrésis) / Commission Pilotage et Évaluation

Éléments de contexte

Comme le SCD de Saint-Étienne dont les déboires ont été évoqués précédemment[1], le SCD de l’université de Valenciennes et du Hainaut-Cambrésis (devenue Université Polytechnique Hauts-de-France depuis 2018) ne faisait pas non plus figure de bon élève en matière de rédaction de rapport d’activité… et pour cause : il n’y a pas eu de rapport d’activité rédigé entre 2011 et 2013.
A cela, plusieurs raisons : la loi ESR, la nécessaire révision des statuts de l’université en conséquence puis de ceux du SCD. Malgré l’absence d’un conseil documentaire depuis plusieurs années au sein de l’établissement, une présence de la direction du SCD lors des autres conseils institutionnels, des échanges quotidiens avec les autres services et composantes ont permis une collaboration régulière sur des dossiers stratégiques. Il manquait néanmoins ce fameux document de documentation complet que constitue un rapport d’activité. On constatait en effet une méconnaissance grandissante de notre activité par la communauté universitaire.
Il était nécessaire d’avoir sous la main des documents lisibles et complets pour justifier de l’usage des budgets alloués et en demander d’autres.

Objectifs et destinataires du rapport

La formation proposée en 2014 par l’ENSSIB sur la rédaction d’un rapport d’activité et suivie avec profit a permis d’apporter des éclairages indispensables pour se lancer dans l’aventure. Tout d’abord, celle-ci évoquait la nécessité d’en décliner plusieurs versions en fonction de chaque public cible :

  • une version exhaustive, idéalement de 25-30 pages maximum, outil pour les instances de l’université, mettant l’accent sur des chiffres, indicateurs et autres types d’évaluation. La bibliothèque répond-elle aux objectifs fixés par l’établissement ? Sa politique concorde-t-elle avec le projet de l’université ?
  • une version très courte, à destination des usagers, sous forme d’infographie, mettant l’accent sur les services et ressources du point de vue de l’utilisateur
  • une version évolutive, à mettre à jour chaque année, afin de souligner les tendances fortes de l’activité de la bibliothèque sur plusieurs années, idéalement 5 ans. Cette version est particulièrement pertinente dans le cadre d’une autoévaluation de l’établissement préparant son futur audit par l’HCERES.
    A Valenciennes, une étude comparative de différents rapports d’activité existants a complété les orientations proposées par cette formation.

La version exhaustive d’un rapport d’activité en direction des instances devait suivre à nos yeux plusieurs impératifs :

  • articuler le propos en grands axes thématiques, reflet d’une organisation transversale dynamique et d’une équipe polyvalente, aussi bien confrontée aux problématiques de gestion, pilotage et communication qu’aux projets innovants ou numériques à haute technicité dans le domaine des collections, des services aux publics physiques ou numériques et des formations aux compétences informationnelles.
  • comporter de nombreux graphiques présentant l’évolution de l’activité sur 5 ans (et permettant aussi de préparer les documents d’autoévaluation du futur contrat quinquennal de l’établissement).
  • proposer des chiffres et des indicateurs construits à partir des données SISE et du bilan social des années correspondantes, soulignant ainsi le rôle d’un SCD au sein de son établissement. Ces données avaient vocation à intégrer les chiffres-clés d’une université où la bibliothèque a toute sa place. Dans ce cadre, des rendez-vous trimestriels ont été pris avec le responsable de la Cellule Pilotage et Indicateurs au sein de l’université.
  • insister sur les temps forts et les projets d’une BU : loin d’être un service en stagnation, une bibliothèque relève des défis en permanence et réinterroge son fonctionnement pour répondre aux évolutions de l’enseignement supérieur et de la recherche.

La version synthétique, réalisée par notre chargé de communication au sein du SCD, sous forme d’affiche, se voulait esthétique avant tout et reprenait la charte graphique définie à partir de 2015 pour le SCD.

Accès aux rapports d’activité en Bref de 2014 à 2017

Présenté en conseil documentaire depuis 2017 et en CA à partir de 2018, ce rapport d’activité en bref reproduit en A3, a séduit les étudiants et l’ensemble des conseillers présents. Consultable sur notre site web, il insiste pour chaque année sur les temps forts, l’évènementiel et quelques chiffres-clés.
Le power point de présentation reprend cette déclinaison esthétique, tout en insérant des graphiques d’évolution sur 5 années tirés du rapport exhaustif.

Rien de révolutionnaire me direz-vous, et pourtant… Présenté systématiquement en conseil documentaire, ce rapport d’activité a révélé à quel point « ça bouge dans les BU ». Les instances de l’université, les membres de la communauté universitaire, élus ou invités au conseil documentaire, ont pu constater les multiples facettes de notre métier, le dynamisme des équipes, l’existence de services qu’ils ne connaissaient pas. Par la suite, l’association du personnel du SCD aux projets innovants de l’établissement est devenue plus régulière, ainsi que la prise en compte des demandes de financements supplémentaires pour des projets spécifiques.
Le rapport d’activité est à présent l’un des éléments moteurs de communication du projet de service, participant à l’amélioration continue et à la qualité. Il est même depuis deux ans présenté en exemple dans les autres services communs, centraux ou les composantes. Une partie des informations rédigées est d’ailleurs reprise dans le rapport d’activité de l’établissement.

Quid du travail en interne ?

Au départ, les équipes chargées de co-rédiger les parties de ce rapport annuel étaient plutôt inquiètes. Chaque responsable de pôle ou de service était sollicité. Le temps à y consacrer, l’harmonisation à effectuer ensuite par un coordinateur et les relectures collectives sont loin d’être négligeables. La direction du SCD devait valider l’ensemble finalisé et le responsable de la communication du SCD proposer une version synthétique et visuelle de ce rapport. Mais l’accroissement de la visibilité du SCD auprès des instances a rapidement gommé ces premières réserves.
Accès au rapport d’activité 2017

Et après ?

Depuis 5 années déjà, la cadence de la rédaction collective du rapport est enclenchée dès le mois de janvier pour une restitution fin mai, lors du grand oral du conseil documentaire. Une seconde présentation est prévue en CA, en fonction de l’agenda de la gouvernance. Le nombre de pages (environ 80 pour le rapport exhaustif) restait sensiblement le même d’une année à l’autre. Il nous semble donc indispensable en 2020 de repenser ce rapport afin de casser la routine déjà installée et réveiller nos lecteurs avec une version condensée de 25 pages maximum, plus dynamique, et plus visuelle, à destination essentiellement de la gouvernance. Il n’est plus besoin en effet de détailler notre organisation, la dernière refonte en profondeur de l’organigramme du SCD de Valenciennes datant de 2017.
A l’inverse, la situation de notre SCD par rapport à ses homologues français et européens, la dynamique des réseaux des bibliothèques, ou l’implication des personnels de la documentation dans les problématiques des citoyens, notamment autour de l’open access, sont largement méconnues. Ce ne sont que quelques pistes parmi d’autres que nous creuserons en 2019-2020.
Par ailleurs, la forme du rapport exhaustif reste très classique, à partir d’un fichier word, transformé en PDF, faute de moyens humains et financiers suffisants. Plusieurs SCD ont choisi de donner une place importante aux témoignages des usagers, avec un savoir-faire éditorial évident. Nous avons pour l’instant privilégié les destinataires politiques au sein de l’établissement, mais il faudra songer à une version vidéo de ce bilan, si l’on souhaite toucher les étudiants de l’établissement.
Les petits RA de bibliothèques constituent donc la clé d’une révolution à venir où les bibliothécaires seront enfin reconnus comme acteurs de la société de demain.

[1] Caroline Bruley, Le bonheur est-il dans le RA ? Plaidoyer pour un rapport d’activité décomplexé

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