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Le bonheur est-il dans le RA ? Plaidoyer pour un rapport d’activité décomplexé

Par Caroline Bruley – SCD de l’Université Jean Monnet (Saint-Etienne) / Commission Pilotage et évaluation

Lorsque vient le temps de la rédaction du rapport d’activité, le moral de l’équipe de direction s’en trouve fort affecté. Son enthousiasme égale à tout le moins celui accompagnant la perspective du remplissage de l’ESGBU.

L’intérêt du document en lui-même n’est pourtant pas en cause (quoique, tout dépend les objectifs qu’il vise !). Mais la perspective de résumer une année bien remplie – qu’on a déjà partiellement oubliée tant on est concentré sur celle en cours – en une centaine de pages alignant les chiffres et les faits, pour des lecteurs d’emblée découragés par le jargon bibliothéconomique, n’a rien de réjouissant. Je caricature un peu, mais pas tant que ça …

Nathalie Clot a bien décrit[1] la solitude du directeur-rédacteur, accouchant dans la douleur de son « bottin directorial ». Et ce constat l’a poussée à repenser le fond et la forme du rapport d’activité de la BU d’Angers. C’est le même type de réflexion qui nous a conduits, au SCD de Saint-Etienne, à dépoussiérer l’exercice sur lequel on buttait depuis plusieurs années.

Car on ne va pas vous mentir : nous n’étions pas les rois du RA. A son arrivée en 2009, la directrice du SCD, pourtant pleine de bonne volonté, avait eu bien du mal à surmonter l’épreuve que représentait la rédaction de cet écrit hybride, relevant à la fois de l’administratif, de la communication interne et de la communication externe. Nous vous épargnerons ici le résultat, qui avait néanmoins la qualité non négligeable de ne pas dépasser 40 pages.

2011/2014, c’est la traversée du désert : aucun RA à l’horizon. Soyons honnête : personne ne nous en a réclamé. Pourtant, quand vint la fin du contrat quinquennal 2011/2015, nous fûmes pris de remords. Ce furent 5 années extrêmement riches en termes de projets, de réalisations et d’évolution des services, avec des indicateurs d’activité à la hausse et un bilan très positif. Et nous n’en avions pas rendu compte. En tous cas, pas « formellement », par le biais d’un rapport d’activité.
Nous souhaitions mettre en valeur le travail des équipes et leurs réalisations mais la rédaction d’un rapport classique, pourtant entamée début 2015, n’a toujours pas abouti à ce jour. Dès lors, comment faire ? Comment rendre compte du dynamisme qui avait irrigué ces 5 années ?

Notre réponse a été de sortir du cadre, au sens propre comme figuré, en proposant non pas un rapport d’activité mais une « carte d’activité », un « objet » qui se plie et se déplie, se laisse découvrir et mise sur un visuel coloré et attrayant. En son centre, une frise temporelle qui retrace les moments forts du contrat quinquennal pour le SCD.

RA2011_2015 (1)


Version pdf de la carte d’activité

Réalisée fin 2016 avec l’aide d’un graphiste – le même que celui œuvrant pour notre guide lecteur, afin de garder une ligne graphique cohérente – cette carte été envoyée en même temps que les vœux de fin d’année. Une version en ligne, sous Prezi, a également été créée pour l’occasion.

Et la suite, me direz-vous ? L’objectif n’est bien sûr pas de produire chaque année une « carte d’activité ». Mais avoir proposé ce type de présentation a apporté une dynamique autour de la question du rapport d’activité, dynamique qui nous a permis de revoir nos objectifs et de faire des choix tranchés et assumés.

Pour l’année 2016, nous avons donc proposé un rapport plus classique dans la forme mais renouvelé dans le fond, avec :

  • Une version courte, nommée digest, de 4 pages reprenant nos chiffres clés, nos projets phare et mettant 2017 en perspective. Nous avons été très inspirés par le travail mené par la Bibliothèque Municipale de Dunkerque, qui a réalisé en 2015 une plaquette de son rapport d’activité (ici, celle de 2016). Et qui a opté pour une ligne graphique pop et colorée.
  • Une version « longue » d’une trentaine de pages, colorée, aérée, où tout est fait pour faciliter la lecture et la rendre agréable : un sommaire clair ; une page de synthèse au début de chaque partie principale ; un résumé au début de chaque sous partie ; quelques chiffres clés mis en exergue grâce à des pictos ; l’interdiction absolue de jargonner.

Les autres rapports d’activités des années du contrat quinquennal en cours (2016/2020) seront taillés sur le même modèle, afin d’obtenir au final un ensemble homogène aux données qui peuvent être comparées et mises en perspective.

Mais homogène ne veut pas dire figé. Car nous souhaitons expérimenter et enrichir dans ces futurs rapports la dimension « personnalisation ». Sous forme d’ébauche dans le rapport 2016, avec une page intitulée « 2016 épinglée par les bibliothécaires » et une autre dédiée aux verbatims d’étudiants, nous allons explorer d’autres pistes pour mettre en valeur l’humain, du côté des équipes du SCD comme du public. Portraits ? Interviews ? Zoom sur les métiers des bibliothèques ? Personas pour les lecteurs ? Photos ? La réflexion est en cours, c’est un groupe de travail – composé d’agents du SCD qui se sont portés volontaires – qui va traiter cette question.

Et pour marquer la fin du contrat quinquennal en cours, nous réfléchissons déjà à une synthèse sous une forme atypique, comme l’a été la « carte d’activité » …

Comme quoi, un rapport d’activité peut être passionnant à penser et à réaliser ! Oui, le bonheur est dans le RA, qui l’eût cru en lisant le début de cet article !

[1] Nathalie Clot, dessine-moi un RA