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Publication de l’étude de l’ADBU sur les conséquences économiques et organisationnelles d’un passage à un SGBM

Contexte de cette étude

Dans le cadre du suivi du projet de système de gestion de bibliothèque mutualisé (SGBM) débuté en 2012,  l’ADBU a proposé au Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche de participer au financement d’une étude sur les coûts des dernières offres en matière d’applications documentaires dans un contexte d’architecture dans les nuages (cloud) ou de réseau de signalement.

Lancé en mars 2015, cette étude vise à examiner et documenter la question de l’enjeu financier du point de vue des établissements dans le cadre de l’adoption de ce type de technologies.  Il nous semblait, en effet, que depuis le lancement de ce projet la dimension locale n’avait pas été suffisamment étudiée  sous l’angle économique et financier.

Au moment où la définition du projet se précise et que les établissements s’interrogent pour prendre part à la première vague de mise en œuvre opérationnelle, il nous apparait important de disposer d’éléments d’analyse économique des attendus et des conséquences du projet.

L’ADBU s’est fortement investie dans le suivi de ce projet (pilotage scientifique et opérationnel de l’étude, organisation d’un workshop international le 18 Septembre) auprès des différents groupes de travail et instances nationales à la fois pour représenter l’intérêt des établissements mais également celui du réseau tout en veillant, grâce à l’expertise des équipes de l’ABES,  à évaluer les pistes de développements permettant d’affronter l’adaptation de nos missions à transition numérique.

Cette dimension n’a pour l’instant pas été abordée avec suffisamment de profondeur pour deux raisons :

  • l’inconnu constitué par le modèle économique potentiellement mise en œuvre par des fournisseurs peu nombreux sur un secteur d’offre de service en cours de constitution
  • l’instruction à approfondir sur l’innovation et le devenir des données produites par les réseaux de la documentation de l’enseignement supérieur et de la recherche

Que peut-on retenir de cette étude ?

Le premier enseignement qu’il est permis d’avancer est l’absence de modèle économique éprouvé bien que nous soyons en présence de nombreux fournisseurs.  La question du coût, lorsqu’elle est confrontée à une négociation forcément locale, implique une transaction « singulière » en fonction du périmétre des établissements. Il faut également prendre en compte la préexistence ou non d’une coopération (entre établissements) et du champs fonctionnel dont une institution donnée dispose au départ et à l’arrivée: la transition vers une solution SGBM sera en effet facilité si l’organisation d’un service, d’un établissement,  est naturellement compatible avec ce changement.

Dans un deuxième temps, l’étude permet d’identifier quelques facteurs clés qui doivent guider les choix et les négociations avec les fournisseurs ou les prestataires  :

  • L’impact sur les usages et les services
  • La stratégie technologique au sein de son établissement ou de sa coopération
  • L’effet de levier sur une révision des organisations du travail (conduite du changement)

Remerciements

Nous tenons à remercier le MENESR et plus précisément le DISTRD pour son soutien financier,  Maurits van der Graaf (Pleiade Management and consultancy) pour sa disponibilité, sa détermination à faire de cette étude un jalon. Nous remercions également son professeur de français pour le livrable de l’étude en français ainsi que les présentations données le 14 octobre 2015 !

Nous remercions Grégory Miura, pilote de la commission signalement et système d’information, et tous les membres de cette même commission pour leur investissement sans failles sur la question du #SGBM, ainsi que toutes les personnes qui, en France et à l’étranger, ont permis à cette étude de se réaliser dans les meilleures conditions.

PDF : Le coût total de possession des SGB mutualités comparés aux systèmes traditionnels

PDF : The total cost of ownership of multi tenant cloud systems compared to a conventional library management systems