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Installation de l'exposition sur le réseau des bibliothèques universitaires de l’UFC

Organiser un congrès ADBU : un projet fédérateur du service !

Le 45ème congrès de l’ADBU s’est tenu à Besançon du 29 septembre au 1er octobre 2015, avec plus d’une centaine d’exposants et de 250 participants. C’est le SCD de l’université de Franche-Comté, dirigé par Jean François Girardot, qui a accompagné l’ADBU dans le montage de ce congrès.

Jean François Girardot, par ailleurs vérificateur aux comptes de l’ADBU, avait proposé d’accueillir le congrès à Besançon, ville distinguée par le classement de sa citadelle de Vauban au Patrimoine mondial de l’Unesco et par la mise en place récente d’un tramway permettant une circulation aisée entre la gare centrale et le Palais des congrès. Il revient pour nous sur les multiples bénéfices associés à l’organisation d’un congrès.

Quel bilan tirez-vous de ce dernier congrès ADBU ?

Ayant déjà suivi plusieurs congrès de l’ADBU en tant que participant et membre actif, je trouvais important de m’impliquer davantage en associant mon équipe à l’accueil d’un événement de cette envergure.
En interne, c’était un projet transversal et une occasion de dynamiser le service. Le congrès était aussi une opportunité de renforcer notre visibilité dans le paysage local, à la fois en tant qu’outil commun de l’université invitante, et en tant que partenaire de la Ville de Besançon, avec laquelle nous avons depuis longtemps des contacts privilégiés et des projets autour du livre et de la lecture.

En externe, ce congrès nous a permis de valoriser nos savoir-faire, en présentant une exposition innovante sur le réseau des bibliothèques universitaires de l’UFC et son maillage territorial, et de prendre une part active aux réflexions stratégiques sur l’avenir du métier – notamment à l’occasion de la journée d’étude du 30 septembre, consacrée aux données numériques et à la façon dont les bibliothèques peuvent investir le web et ses nouvelles possibilités, avec des invités renommés venus de la BNF, du CNRS et du Ministère-.

Agrémenté de moments conviviaux (soirée de gala et visites culturelles que nous avions suggérées à l’ADBU), ce congrès a permis à beaucoup de collègues d’autres villes de découvrir les charmes de notre région, et nous avons eu de nombreux retours chaleureux sur la qualité de notre accueil.

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Quelle est la charge de travail interne à prévoir ?

Un congrès se prépare un an à l’avance. En amont, il faut prévoir toutes les prises de contact avec l’équipe de l’ADBU, les repérages des ressources locales par le directeur et son équipe rapprochée (adjoint, administration), puis planifier sur l’année universitaire au moins 3-4 réunions de coordination des partenaires et de fédération des volontaires internes.
Le tout implique de dédier, en plus du directeur, au moins une personne à hauteur de 50 % en moyenne pour coordonner ce projet.
Pour ce 45ème congrès, une trentaine d’agents du service se sont énormément investis, que ce soit dans l’équipe chargée de l’accueil des congressistes, dans celle de la préparation matérielle du congrès, ou dans celle de la conception et du montage de notre exposition. La mobilisation a été la plus dense à la rentrée universitaire pour préparer les plannings d’accueil, le transport des matériels et les sacs des congressistes. Au final, la dynamique de préparation du congrès, l’ambiance et les retombées positives qui ont eu lieu pendant et après ces trois jours longuement préparés et si vite passés en ont fait une expérience enrichissante pour tous. Nous avons connu quelques inquiétudes, notamment sur les dernières semaines en raison de la difficulté de certains fournisseurs à respecter des délais rapprochés, mais il n’y a jamais eu de drame ni de dissension parmi les personnels impliqués. Le message à retenir en conclusion et à faire passer aux collègues directeurs, c’est que la préparation d’un congrès annuel de l’ADBU n’est pas (ou plus?) un pensum désagréable et traumatisant ; car avec l’aide du CA de l’ADBU et de son directeur exécutif, Stéphane Potelle, c’est devenu actuellement un travail intéressant et valorisant pour le service et son université.

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