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Covid-19: situation, France – actions des BU – academic libraries response – 10 mai 2020

Face au Covid-19, la France est en confinement depuis le 17 mars 2020. Cette situation perturbe notre vie quotidienne : étudiants, enseignants, chercheurs, personnel administratif, personnel informatique, bibliothécaires. Nous devons tous faire face à cette injonction de continuité de l’activité, et gérer en même temps notre propre vie personnelle. Retrouvez les grands épisodes de la situation, du point de vue des bibliothécaires académiques (bibliothèques universitaire et de recherche), en CC-BY.
Facing Covid-19, France is under confinement since March 17, 2020. The situation disrupts our daily lives: students, teachers, researchers, administration staff, IT staff, librarian. We all have to deal with this injunction of continuity and manage our own personal lives. Let’s play the episodes from academic librarians point of view, all CC-BY.

Auteurs / Authors : Cécile Swiatek, Gaëlenn Gouret.
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– English below –

10 mai 2020 – À l’approche du 11 mai, concertation et incertitudes.

La fin du tunnel ?

Un premier calendrier national du 11 mai au 2 juin

Le 28 avril 2020, le Premier Ministre Edouard Philippe annonce devant l’Assemblée Nationale un déconfinement progressif à compter du 11 mai 2020, et présente les grands axes de la stratégie nationale de déconfinement. Il donne les premiers éléments de calendrier jusqu’à début juin.

Le 7 mai, le Premier Ministre confirme le déconfinement du territoire, avec des modalités différentes en fonction de la situation en zone verte ou rouge.
Le projet de loi sur la prorogation de l’état d’urgence sanitaire, qui traite des dispositions de déconfinement, effectue ensuite des allers-retours entre le Sénat et l’Assemblée Nationale.
Un nouveau point d’étape sur ce déconfinement national sera effectué le 2 juin 2020.

Le télétravail privilégié ; la fonction publique s’adapte

Le 28 avril, le Premier Ministre est clair, le télétravail reste privilégié : “le télétravail doit être maintenu partout où cela est possible au moins les trois prochaines semaines (…) le dispositif d’activité partielle restera en place jusqu’au premier juin. Il faudra ensuite l’adapter progressivement”.

Le 6 mai, un décret assouplit les conditions et modalités de recours au télétravail pour les fonctionnaires afin de l’adapter à la période actuelle : décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 modifiant le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature.

Source : Ministère du travail

Préparation d’une réouverture progressive des services des bibliothèques

Complexité logistique et enjeux de sécurité en lecture publique

Côté lecture publique, l’annonce du 28 avril prévoit que les bibliothèques puissent rouvrir au public : “parce qu’ils peuvent fonctionner plus facilement en respectant des règles sanitaires, les médiathèques, les bibliothèques, les petits musées si importants pour la vie culturelle de nos territoires pourront ouvrir leurs portes dès le 11 mai”.

Cette annonce provoque “surprise et inquiétudes” au sein de la profession et cinq associations professionnelles publient un communiqué interassociatif portant sur la réouverture des bibliothèques suite au discours du Premier Ministre, pour alerter les pouvoirs publics et les citoyens sur la complexité logistique de cette réouverture. Dans un communiqué complémentaire, les associations préconisent une réouverture progressive : il s’agit de prendre le temps de réfléchir à un accueil de qualité et sécurisé.
Le site inter-associatif biblio-covid reprend les Recommandations élaborées pour les bibliothèques de lecture publique et propose une infographie. Les bibliothèques patrimoniales déclinent leurs spécificités.

La réouverture de la Bibliothèque nationale de France est annoncée pour le courant de l’été, les détails de calendrier et d’organisation sont attendus pour la mi-juin.

Au niveau européen, EBLIDA NAPLE publie le 30 avril un rapport sur les services proposés en bibliothèque de lecture publique pendant la période de pandémie, fondé sur les remontées de ses membres entre le 20 mars et le 24 avril : Allemagne, Belgique (Flandre), Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Irlande, Lituanie, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Écosse, Slovénie, Suède et Suisse.

Les bibliothécaires australiens publient quant à eux une checklist très exhaustive pour aider à préparer une réouverture des espaces et des services de bibliothèques.

Source : ALIA

Services documentaires enrichis et locaux fermés côté universités

Les BU prévues dans la circulaire ministérielle

Le 3 mai, le MESRI a fait parvenir aux directions des établissements de l’enseignement supérieur, des organismes de recherche et des CROUS une circulaire de déconfinement sous la forme d’un courrier qui précise les modalités relatives aux bibliothèques :

“Les bibliothèques universitaires ont vocation à ne pas rouvrir au public d’ici à la rentrée. Toutefois, à titre exceptionnel, une réouverture des guichets de prêts aux étudiants et enseignants peut être mise en œuvre, dans le respect des consignes sanitaires ; une réouverture des espaces de lecture peut également être envisagée dans des conditions très strictes, le cas échéant en en limitant l’accès à certains publics (étudiants devant préparer un examen ou un concours, chercheurs ayant besoin d’accéder à un fonds spécifique non accessible à distance, enseignants préparateurs de concours etc.). Néanmoins, la fourniture à distance de la documentation électronique doit, dans toute la mesure du possible, être privilégiée.”

Le retour progressif des personnels dans les locaux va permettre la mise en place de services complémentaires à la fourniture de documentation électronique, et la reprise de chaînes de travail sur les collections (opérations de signalement, de traitement physique, de fourniture à distance ou de numérisation).

Une concertation nationale pour déconfiner les établissements de l’ESR : envisager la reprise des services des BU de manière lisible et cohérente

Les priorités sont établies et gérées par chaque établissement dans son plan de reprise d’activité (PRA): les BU inscrivent leur reprise d’activités sur site en fonction des directives de leur établissement, sachant que les étudiants ne reprendront pas le chemin des campus avant la rentrée de septembre au moins, les activités pédagogiques restant organisées à distance d’ici-là.
Afin d’établir un cadre concerté et nécessairement progressif pour la levée de confinement, un groupe de travail rassemble l’ADBU, l’IGéSR et le ministère, en lien étroit avec la Conférence des présidents d’université et l’Association des directeurs généraux des services. Cette orchestration vise à s’assurer de l’intégration réfléchie des services de bibliothèques universitaires au sein des PRA des établissements, et de permettre aux BU de procéder à leur reprise d’activité de manière cohérente et sécurisée sur l’ensemble du territoire.

Des arrêtés attendus dans les établissements

La confirmation du déconfinement à partir du 11 mai a donc lancé la rédaction de PRA dans les institutions de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation. Les arrêtés à ce sujet restent à prendre par les présidences des établissements.

 

10 May 2020 – As May 11th approaches, consultation and uncertainty.

The end of the tunnel?

A first national calendar from May 11 to June 2

On 28 April 2020, Prime Minister Edouard Philippe announced before the French National Assembly a progressive deconfinement as of 11 May 2020 and presented the first axes of the national deconfinement strategy. He gave the first elements of the timetable up to the beginning of June.

On 7 May, the Prime Minister confirmed the deconfinement of the territory, with different modalities depending on the situation (zoning).
The bill on the extension of the state of health emergency, which deals with deconfinement provisions, is under preparation.
A further update on this national deconfinement will be made on 2 June 2020.

Telework favoured; the civil service adapts

On 28 April, the Prime Minister made it clear that teleworking was still the preferred option: « teleworking must be maintained wherever possible for at least the next three weeks (…) the system of partial activity will remain in place until 1 June. It will then have to be adapted gradually ».

On 6 May, a decree adapts the conditions and modalities of recourse to telework for civil servants in order to allow its application to the conditions of the current period.

Source: Ministry of Labour

Preparing for a gradual reopening of library services

Logistical complexity and safety issues in public libraries

On the public libraries side, the announcement of 28 April provides for libraries to reopen to the public: « because they can operate more easily while respecting health rules, media libraries, libraries, small museums so important for the cultural life of our territories will be able to open their doors from 11 May ».

This announcement caused « surprise and concern » within the profession and five professional associations published an inter-association press release on the reopening of libraries following the Prime Minister’s speech to alert the public authorities and citizens to the logistical complexity of this reopening. In a complementary release, the associations recommend a gradual reopening: it is a question of taking the time to think about a quality and secure reception.
The inter-associative website biblio-covid includes the Recommendations for Public Libraries and offers an infographic. Heritage libraries publish their specificities.

The reopening of the National Library of France has been announced for the summer. Details of the calendar and organization are expected by mid-June.

At the European level, EBLIDA NAPLE published a report on 30 April on the services offered in public libraries during the pandemic period, based on feedback from its members between 20 March and 24 April: Belgium (Flanders), Croatia, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Ireland, Lithuania, Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Scotland, Slovenia, Spain, Sweden and Switzerland.

Australian librarians are publishing a comprehensive checklist to help prepare for the reopening of library spaces and services.

Source: ALIA

Academic libraries: enriched documentary services but no public allowed in the premises

Academic libraries in the ministerial circular letter

On 3 May, the French HER ministry sent a deconfinement circular in the form of a letter to the heads of higher education institutions setting out the modalities relating to libraries:

« University libraries are not to reopen to the public between now and the start of the new academic year. Exceptionally, however, a reopening of student and teacher loan counters may be implemented, in compliance with health regulations; a reopening of reading areas may also be envisaged under very strict conditions, if necessary by restricting access to certain sections of the public (students preparing for an examination or competition, researchers needing access to a specific collection which is not accessible at a distance, teachers preparing for competitions, etc.). Nevertheless, the remote provision of electronic documentation should, as far as possible, be given priority »

[translated by DeepL].

The gradual return of staff to professional premises allows the opening of services complementary to the provision of electronic documentation, and the resumption of workflows on the collections.

A national consultation to deconfine the HER institutions: reopening library services in a clear and coherent manner

Priorities are established and managed by each institution in its Business Resumption Plan (BRP): academic libraries will resume their activities according to their institution’s guidelines, with the understanding that students will not return to campus until at least the start of the September academic year, while pedagogical activities will continue to be organised at a distance until then.
In order to establish a concerted and necessarily progressive framework for the lifting of confinement, a working group brings together the ADBU, the HER general inspection (IGéSR) and the Ministry, in close collaboration with the Conference of University Presidents and the Association of Directors General of Services. This orchestration is intended to ensure the thoughtful integration of university library services into the institutions’ BRPs and to enable the libraries to resume their activities in a consistent and secure manner throughout the territory.

Official decisions expected in the institutions

The confirmation of deconfinement from 11 May thus launched the drafting of PRAs in higher education, research and innovation institutions. The decisions on this subject are still to be taken by the presidencies of the institutions.

 

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