Covid-19: situation, France – actions des BU – spécial télétravail / teleworking special issue

Face au Covid-19, la France est en confinement depuis le 17 mars 2020. Cette situation perturbe notre vie quotidienne : étudiants, enseignants, chercheurs, personnel administratif, personnel informatique, bibliothécaires. Nous devons tous faire face à cette injonction de continuité de l’activité, et gérer en même temps notre propre vie personnelle. Retrouvez les grands épisodes de la situation, du point de vue des bibliothécaires académiques (bibliothèques universitaire et de recherche), en CC-BY.
Facing Covid-19, France is under confinement since March 17, 2020. The situation disrupts our daily lives: students, teachers, researchers, administration staff, IT staff, librarian. We all have to deal with this injunction of continuity and manage our own personal lives. Let’s play the episodes from academic librarians point of view, all CC-BY.
Auteurs / Authors : Cécile Swiatek, Gaëlenn Gouret.

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– English below –

Le télétravail, mise(s) en œuvre et questionnement(s).

Le travail distant met en avant certains aspects de notre métier, et met en lumière les compétences des services documentaires de l’enseignemnet supérieur et de la recherche.
En effet, même si la définition des priorités est en partie contrainte par le contexte actuel (équipements techniques, urgences liées à la situation), l’activité des bibliothèques académiques durant la période de confinement reflète, en définitive, les différentes facettes de notre métier.

Qu’est-ce que le télétravail?

L’article 2 du décret définit le télétravail comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. (source: https://www.fonction-publique.gouv.fr/teletravail-0)
Depuis le début du confinement lié à la crise sanitaire, le travail se fait à distance par la force des choses. Ce n’est pas le même dispositif, mais il fait appel aux mêmes techniques et recommandations essentielles.

Le télétravail “classique”

La loi Sauvadet

La loi du 12 mars 2012 fixe les principes qui régissent le télétravail dans la fonction publique. Depuis fin 2010, le ministère des finances dispose d’une convention, qui a notamment “permis d’identifier les facteurs-clés de succès du télétravail : volontariat, autonomie du télétravailleur et capacité du manager à suivre ses activités”.
Le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 détermine les conditions d’exercice du télétravail dans la fonction publique.

Utiles pour toutes et tous, les guides et bilans de la DGAFP sur le télétravail

Depuis le décret de 2016, la direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP) a pour mission de concevoir et de mettre en place une politique d’ensemble de la fonction publique, en particulier dans le domaine des ressources humaines. Elle a mis en ligne en guide d’accompagnement de la mise en oeuvre du télétravail dans la fonction publique dans le sillage du décret déterminant les conditions d’exercice du télétravail dans la fonction publique. Fin 2018, la DGAFP a publié un premier bilan, également disponible en ligne.

• Guide d’accompagnement de la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique (2016)
• Bilan du déploiement du télétravail dans les trois versants de la fonction publique (2018)

Le travail à distance dans le contexte de confinement lié au Covid-19

Les conseils de la CNIL

Depuis le 1er avril, la CNIL met à disposition de précieux conseils pour la mise en place d’un télétravail efficace et respectueux des libertés individuelles dans le monde numérique.
“Dans le contexte du COVID-19, le télétravail est une solution qui doit s’accompagner de mesures de sécurité renforcées pour garantir la sécurité des systèmes d’information et des données traitées. La CNIL publie des recommandations pour aider à la bonne sécurisation des données personnelles durant cette transition”.
Retrouvez les conseils de la CNIL pour mettre en place du télétravail.

L’AMUE recense et partage les bonnes pratiques de télétravail

L’Agence de mutualisation des universités et établissements d’enseignement supérieur ou de recherche et de support à l’enseignement supérieur ou à la recherche est un Groupement d’Intérêt Public (GIP) qui organise la coopération entre ses membres et sert de support à leurs actions communes en vue d’améliorer la qualité de leur gestion.
“La situation de confinement que nous connaissons s’est traduite par une évolution forte de notre façon d’exercer nos activités. (…) le télétravail induit des questionnements, une organisation, une gestion et un management différents, mais aussi la possibilité de risques psycho-sociaux”.
http://www.amue.fr/presentation/articles/article/teletravail-on-partage-les-bonnes-pratiques/

Le Grand Est publie un guide dans la fonction publique territoriale

Côté fonction publique territoriale, les conseils et recommandations sont pléthore. Un exemple de document rapidement publié et largement partagé est celui du “Guide du management à distance en situation exceptionnelle” du Grand Est, la région touchée en premier lieu, de manière durable et extrêmement violente par la maladie Covid-19.

Le télétravail en BU pendant la période de confinement, réflexions et retours d’expérience “à chaud”

“À chaud, sans recul”, Nathalie Clot publie sur le blog de la BU d’Angers ce billet qui reprend le terme de “confinanagement” et livre son analyse sur la confrontation entre confinement et pratiques de management. Elle nous présente une image de l’organisation qui a cours dans le service dont elle est directrice.
Le terme de “Confimanagement” est repris du billet d’Olivier Legendre sur “L’Alambic”, blog de la Bibliothèque de l’Université Clermont Auvergne, qui aborde en fin de troisième semaine de confinement le thème du management.

Bibliothèques universitaires, redéfinir notre quotidien

Le télétravail est loin d’être évident, d’autant plus quand il n’a pas pu être suffisamment anticipé, comme c’est le cas actuellement dans les bibliothèques : concertation limitée, frustrations liées aux activités impossibles à réaliser à distance, difficultés à délimiter correctement les temps de vie personnelle / professionnelle… Autant d’obstacles qui peuvent entraîner un malaise chez les agents – énervement, impatience, sentiment d’impuissance, burn-out, bore-out. Les responsables d’équipes y sont attentifs.

Redéployer nos compétences

Les activités sur lesquelles se mobilisent aujourd’hui les bibliothèques académiques reflètent, en partie, les priorités actuelles du métier :

Accueil des publics : à distance !

L’accueil en présentiel, au cœur des missions des BU, est remplacé par une assistance par mail, chat, téléphone, formulaires de contact… L’environnement diffère, mais l’activité d’accueil, d’orientation et d’information (chère à Bertrand Calenge) perdure.

Formation, information : les compétences informationnelles au bout du pixel.

Conformément au décret de 2011 relatif aux bibliothèques et autres structures de documentation des établissements d’enseignement supérieur créées sous forme de services communs, les bibliothécaires académiques poursuivent leur action de formation et de soutien à la pédagogie en développant des tutoriels et en s’essayant à la classe à distance. Les démarches d’ouverture se multiplient : certains formateurs inscrivent désormais les licences Creative Commons de manière claire et affirmée dans leurs supports en ligne, afin de faciliter leur réutilisation. La plateforme ADBU dédiée à la mutualisation des supports et méthodes de formation des usagers aux compétences informationnelles joue son rôle. Le développement de services de formation à distance permet aussi de tester des méthodes actives en ligne (sondages, livechat…).

Qualité des données et services à la recherche : entre tableurs et coups de crayon.

Science ouverte, gestion des données de la recherche, accélération des dépôts en Open Access, signalement des publications … c’est l’occasion de se pencher sur tous les tableurs de correspondances auteurs, autorités, attributions de DOI, démêlages de référencement des articles. Les bibliothécaires (ré)activent leurs chantiers “qualité des données”, pour nettoyer les catalogues et les référentiels.
Avec l’attribution à la société F1000 (“Faculty of thousand”) de la réalisation de la plateforme européenne “Open Research” (ORE), les bibliothécaires en charge des services aux chercheurs savent qu’ils auront fort à faire pour les jours mais aussi les années qui viennent, alors autant préparer les procédures et nettoyer les données du mieux possible.
C’est aussi l’occasion de partager la culture de la science ouverte, comme le fait le SCD de l’université de Paris sous la forme d’une exposition virtuelle.

Médiation numérique : indispensables bibliothèques !

Contrairement aux idées reçues, le “numérique” et sa jungle d’information n’ont rien d’évident. Les relations distantes aux publics révèlent dans toute leur acuité les enjeux cruciaux de la transformation numérique dans les universités et la nécessité d’une médiation aux savoirs électroniques. La “mise en espace” du numérique demande des stratégies, et un accompagnement. C’est ce qui forme l’offre de médiation des bibliothèques – que ce soit rendu possible en coulisses par les techniciens, ou traduit de manière effective dans la relation directe avec le public par les médiateurs documentaires.

Continuer de nous interroger

• Comment se coordonner à distance, comment communiquer en équipe ? Quels services rendre, comment et à qui ? Comment formaliser ses méthodes et procédures à distance ?
• Comment gérer les ouvertures des accès à la documentation électronique, sur le plan juridique et technique, tout en informant clairement le public sur les conditions liées à ce contexte particulier de confinement ?
• Comment répondre à l’urgence d’ouvrir les accès à la documentation scientifique liée au covid-19 ?
• Comment gérer son temps, mais aussi le temps des autres ? Comment répondre aux sollicitations de manière efficace, sans pour autant déshumaniser la relation ?
• Comment trouver la juste mesure auprès du public, pour qui la BU n’est bien souvent pas au centre des préoccupations : informer suffisamment, apporter l’assistance nécessaire, sans le noyer sous trop de communication ?
• Comment, en définitive, réussir à donner du sens à notre action ?

Le télétravail impose d’utiliser des outils numériques, ce qui pose parfois des difficultés techniques (utilisation d’équipements personnels peu performants, absence d’accès VPN…), mais cela ouvre aussi de nouvelles opportunités, telle l’obligation de développer rapidement des compétences numériques, de gérer les priorités, ou de réguler son temps de travail et son énergie.
Se pose néanmoins la question de l’accompagnement des agents qui ont moins de facilités avec le numérique, et de ceux dont les missions consistent essentiellement en des manipulations physiques qui ne se prêtent pas au travail à distance (prêt/retour, équipement, rangement, numérisation…) : le défi est de réussir à les associer à cette transformation du quotidien professionnel que nous éprouvons en ce moment.

Telework, implementation(s) and question(s).

Working remotely highlights certain aspects of our business, and highlights the skills of academic library services.
Even if the definition of priorities is partly constrained by the current context (technical equipment, emergencies related to the situation), the activity of academic libraries during the containment period ultimately reflects the different facets of our profession.

What is teleworking?

Article 2 of the Decree defines telework as any form of work organisation in which the functions that could have been performed by an employee on the premises of his or her employer are carried out outside those premises on a regular and voluntary basis using information and communication technologies. (source: https://www.fonction-publique.gouv.fr/teletravail-0).
Since the beginning of the containment linked to the health crisis, work has been done at a distance by force of circumstance. This is not the usual telework, but it somehow calls upon the same techniques and recommendations.

The “classic” telework

The Sauvadet Act

The law of 12 March 2012 lays down the principles governing telework in the civil service. Since the end of 2010, the Ministry of Finance has had an agreement, which has in particular “made it possible to identify the key factors for the success of telework: voluntariness, autonomy of the teleworker and the ability of the manager to monitor his activities”.
Decree No. 2016-151 of 11 February 2016 determines the conditions for telework in the civil service.

Useful for everyone, French Public administration guides and reports on telework

Since the decree of 2016, the French Public Administration DGAFP service has been responsible for designing and implementing a comprehensive civil service policy, particularly in the area of human resources. It has put online a guide to accompany the implementation of telework in the public service in the wake of the decree determining the conditions for telework in the public service. At the end of 2018, the DGAFP published a first assessment, also available online.

• Guide d’accompagnement de la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique (2016)
• Report on the Deployment of Telework in the Three Faces of the Public Service (2018)

Working at a distance in the context of containment related to Covid-19

The French Data Protection Authority’s advice

Since 1 April, the French Data Protection Authority (CNIL) has been providing valuable advice on how to set up effective teleworking that respects individual freedoms in the digital world.
“In the context of COVID-19, teleworking is a solution that must be accompanied by reinforced security measures to guarantee the security of information systems and processed data. The CNIL publishes recommendations to help ensure the proper security of personal data during this transition”.
Find the CNIL’s advice on how to set up teleworking – only in French, date 2020-04-09.

Amue identifies and shares good practices in telework

The Agency for the mutualisation of universities and higher education or research establishments and support for higher education or research (AMUE) organises cooperation between its members and serves as a support for their joint actions in order to improve the quality of their management.
“The situation of containment that we are experiencing has led to a strong evolution in the way we carry out our activities. (…) telework leads to questioning, different organisation, management and management, but also the possibility of psycho-social risks”.
http://www.amue.fr/presentation/articles/article/teletravail-on-partage-les-bonnes-pratiques/

French Eastern Region publishes a guide to the territorial public service

As far as the territorial civil service is concerned, there is a plethora of advice and recommendations. An example of a document that was quickly published and widely shared is the “Guide to remote management in exceptional situations” for the French Eastern region, the first and most affected one by the Covid-19 disease.

Teleworking for the Academic Library during the containment period, reflections and feedback

Nathalie Clot, Library Director, publishes on the Angers academic library blog a post where she gives her analysis on the confrontation between confinement and management practices.
The term “Confimanagement” is taken from Olivier Legendre’s post on “L’Alambic”, a blog of the Library of the University of Clermont Auvergne, which addresses the theme of management at the end of the third week of confinement in France.

University libraries, redefining our daily lives

Teleworking is far from obvious, all the more so when it has not been sufficiently anticipated, as is currently the case in libraries: limited consultation, frustrations linked to activities that cannot be carried out at a distance, difficulties in correctly delimiting personal / professional life times… So many obstacles that can lead to discomfort among agents – nervousness, impatience, feelings of powerlessness, burn-out, bore-out. Team leaders are attentive to this.

Redeploying our skills

The activities on which academic libraries are mobilized today reflect, in part, the current priorities of the profession:

Reception of the public: at a distance!

The face-to-face reception, at the heart of the academic libraries’ missions, has been replaced by assistance by e-mail, chat, telephone, contact forms, etc. The environment is different, but the reception, orientation and information activity (dear to Bertrand Calenge) continues.

Training, information: information skills at the end of the pixel.

In accordance with the 2011 decree on libraries and other documentation structures of higher education institutions created in the form of common services, academic librarians are continuing their training and pedagogical support action by developing tutorials and experimenting with distance learning. Openness approaches are multiplying: some trainers now include Creative Commons licenses in a clear and assertive manner in their online materials, in order to facilitate their reuse. The ADBU platform dedicated to the pooling of materials and methods for training users in information skills plays its part. The development of distance learning services also makes it possible to test active online methods (surveys, livechat…).

Data quality and research services: between spreadsheets and pencil strokes.

Open Science, research data management, accelerating Open Access repositories, publication reporting … this is an opportunity to look at all the author correspondence spreadsheets, authorities, DOI attributions, article referencing untangling. Librarians are (re)activating their “data quality” projects to clean up catalogues and repositories.
With the awarding of the European “Open Research” (ORE) platform to F1000 (“Faculty of thousand”), the librarians in charge of services to researchers know that they will have a lot to do in the coming days and years, so they might as well prepare the procedures and clean up the data as well as possible.
It is also an opportunity to share the culture of Open Science, as the University of Paris academic library is doing in the form of a virtual exhibition.

Digital Mediation: indispensable libraries!

Contrary to popular belief, the “digital” and its jungle of information are not self-evident. Remote relations with the public reveal in all their acuteness the crucial stakes of the digital transformation in universities and the need for mediation to electronic knowledge. The “spatialisation” of digital technology requires strategies and support. This is what forms the mediation offer of libraries – whether it is made possible behind the scenes by technicians, or effectively translated into direct relations with the public by documentary mediators.

Constant questioning

• How to coordinate at a distance, how to communicate as a team? What services to render, how and to whom? How to formalize its methods and procedures at a distance?
• How to manage the opening of access to electronic documentation, from a legal and technical point of view, while clearly informing the public about the conditions related to this particular context of containment?
• How to respond to the urgency of opening access to scientific documentation related to covid-19?
• How to manage one’s time, but also the time of others? How to respond to requests in an efficient way, without dehumanizing the relationship?
• How to find the right balance with the public, for whom the BU is often not at the centre of concerns: providing sufficient information, giving the necessary assistance, without drowning them in communication?
• How, in the end, can we succeed in giving meaning to our action?

Teleworking requires the use of digital tools, which sometimes poses technical difficulties (use of low-performance personal equipment, lack of VPN access, etc.), but it also opens up new opportunities, such as the obligation to develop digital skills quickly, to manage priorities, or to regulate one’s working time and energy.
Nevertheless, the question arises as to how to support agents who are less at ease with digital technology, and those whose missions consist essentially of physical handling that does not lend itself to remote work (loan/return, equipment, storage, digitisation…): the challenge is to succeed in involving them in this transformation of everyday professional life that we are currently experiencing.