Lexique – Parler avec ses fournisseurs et prestataires

Les ERMS (Electronic Ressource Management System) sont des outils de gestion des ressources électroniques. Ils sont apparus au début des années 2000 pour pallier les difficultés de gestion des ressources électroniques dans les SIGB classiques conçus pour les collections papier. Ils permettent en particulier de gérer les licences et les accès aux ressources électroniques. Des communications sont généralement prévues avec les SIGB pour permettre une intégration des ressources électroniques dans le catalogue.

Un SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque) est un logiciel qui permet de gérer de manière informatique et intégrée le fonctionnement d’une bibliothèque. Le même outil permet d’acquérir, de cataloguer, de diffuser (catalogue), de gérer toutes les opérations de prêt, réservations incluses.Il permet également de gérer les documents de l’entrée à la sortie des fonds et de produire des indicateurs statistiques. Ces différentes activités sont généralement organisées en modules intégrés au sein d’un même logiciel. Malgré son nom,certaines activités restent hors périmètre, par exemple la gestion du planning ou la bibliothèque numérique. Le SIGB est alors complété par des outils (briques) avec lesquels il peut éventuellement communiquer.

Ces termes sont utilisés pour décrire la structuration des données dans un système informatique, ils définissent la manière dont doivent être saisies les informations soit sous forme de code soit sous forme de texte libre.

Le SGBM (système de Gestion de Bibliothèque mutualisé) est le nom d’un projet piloté par l’ABES qui avait pour but de rechercher en commun (bibliothèques du réseau Sudoc et Sudoc lui-même) un SIGB qui faciliterait les échanges entre catalogues locaux et Sudoc, et intégrerait également la gestion de tous les types de ressources, en particulier les collections électroniques, et la mise en œuvre des préconisations et possibilités induites par la Transition Bibliographique. La mutualisation devait permettre d’obtenir ce SIGB de nouvelle génération à un coût financier maîtrisé. Lancé en 2012, ce projet a évolué, avec un recentrage sur les seules bibliothèques volontaires du réseau, soit 49 bibliothèques. Après conclusion d’un accord cadre en 2016, qui retenait 4 solutions logicielles : Data management de Décalog, Ex-Libris de Proquest, Linagora de Biblibre et OCLC), elles sont progressivement passées en production de 2018 à 2022

Base de données rassemblant de façon structurée des informations sur des ressources en lignes (bases de données, périodiques électroniques). Y sont en particulier mentionnées les informations permettant d’accéder à la ressource : titres, périmètres des bouquets, états de collection, URL d’accès. Exemple de base de connaissance : BACON, Base de connaissance nationale développée par l’ABES.

Index présent dans un outil de découverte et référençant les ressources contenues dans la base de connaissances.

Index présent dans le S(I)GB et référençant les ressources locales possédées par l’établissement.

Les outils d’administration des ressources en ligne sont la plupart du temps reliés à un index central très large, tendant à l’exhaustivité. Pourtant, qu’on soit à Harvard ou à la Scuola Normale Superiore di Pisa, il n’y a jamais accès à toute la documentation en ligne. Activer les ressources, dans un outil de ce type, consiste à signaler celles qui sont effectivement accessibles pour les usagers de l’institution. Cela constitue l’un des paramétrages essentiels de l’index local.

Les bases de connaissance, bases de données documentaires, peuvent donner des informations et des capacités d’action sur des unités documentaires isolées, mais aussi sur des regroupements (par collection, série, publication périodique, bouquets de revues ou de monographies). On parle de granularités différentes pour désigner ces différents ensembles et sous-ensembles. La gestion de la granularité est un aspect essentiel de la fonction de découverte et a un effet direct sur le bruit ou le silence des résultats de recherche.

• PNX : Primo normalized XML – fichier au format XML structuré et normalisé par ExLibris afin de contenir les métadonnées des notices de ressources documentaires en vue d’une indexation et d’un affichage dans leur outil de découverte Primo
• Targets : Regroupement de revues ou d’ebooks au sein d’un groupe artificiel ou correspondant à une négociation afin de gérer plus facilement le signalement et l’accès au texte intégral. Équivalent des holdings chez EBSCO.

• Holdings : Ressources ou regroupements de ressources (“Packages”) avec des granularités variables que les administrateurs des solutions de découverte EBSCO déclarent comme accessibles pour leurs usagers. Les métadonnées de ces ressources s’ajoutent alors à la base spécifique de l’institution cliente. Équivalent de targets chez Ex-libris.
• CustomLinks : Lorsqu’une ressource accessible (holding) ne fait pas partie de la base de connaissance d’EBSCO ou nécessite un lien ou un protocole spécifique, les administrateurs de l’outil peuvent préciser manuellement les paramètres. Ces liens sont aussi un moyen de proposer des alternatives à l’accès direct au texte intégral (orientation vers le service du PEB par exemple).

Outil informatique se basant sur le protocole Open URL pour faire le lien entre la référence bibliographique d’une ressource et son texte intégral.

Protocole standardisé d’URL ayant pour but un accès facilité aux ressources en ligne qu’un usager a le droit de consulter, que celles-ci soient libres ou disponibles via un abonnement pris par sa bibliothèque. Le protocole contient les métadonnées et des éléments de contexte comme le serveur d’origine de la requête.

Organisation à but non lucratif enregistrant les DOI (Digital Object Identifier) afin de permettre de mieux identifier les objets numériques grâce à un identifiant unique et normalisé. Emergence dans les années 2000.

On appelle « A to Z » la liste alphabétique des ressources indexées dans une base de connaissance.