Lexique – Parler avec ses catalogueurs

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À l’origine, le catalogage vise à décrire un document de telle sorte qu’un lecteur puisse le retrouver dans le catalogue grâce à divers points d’entrée tels que le titre, l’auteur ou le sujet.

Ce processus d’apparence simple implique de la part du catalogueur une série d’actions allant de la description bibliographique à l’exemplarisation en passant par l’indexation, la dérivation ou encore le dédoublonnage en vue de garantir un signalement optimal des ressources.

Sous l’effet conjoint de la dématérialisation des contenus et des supports et de l’élargissement du champ d’actions des services documentaires, les catalogueurs sont aujourd’hui amenés à connaître, dans certains cas à maîtriser, un arsenal de normes et de standards de description et d’échange de données de plus en plus large et varié, répondant à des jargons techniques ou métiers spécifiques.

Si ces derniers peuvent paraître abscons à des oreilles non-initiées, ils permettent néanmoins de placer quelques lettres au scrabble à défaut de briller en société (yes, KBART is a valid scrabble word !).

Grille de Scrabble

Activités

Signalement

Description de documents constituant un fonds pour en assurer la diffusion, le rendre accessible à la recherche et en favoriser la consultation. On utilise parfois signalement de préférence à catalogage dans le cas de ressources numériques pour suggérer des modalités de description par lots et/ou selon des normes différentes de l’ISBD.

Catalogage

Description bibliographique d’un document, par la saisie des données descriptives utiles à son identification selon une structuration définie selon les prescriptions de normes nationales ou internationales, par exemple la norme ISBD (description bibliographique internationale normalisée) pour l’élaboration des notices bibliographiques.

Circuit du document

Ensemble des opérations relatives aux documents réalisées dans une structure donnée (bibliothèque, etc.) : acquisition, réception, traitement documentaire, équipement, mise en rayon, désherbage.

Exemplarisation

L’exemplarisation est la création d’un exemplaire en se localisant sous la notice bibliographique correspondant au document considéré. Cette opération peut être réalisée dans le catalogue local ou dans un catalogue collectif. Dans le SUDOC, l’exemplarisation peut se faire soit document par document (par exemple dans l’application Colodus) soit par lot (dans l’application ITEM dans le cas par exemple de signalements rétrospectifs).

Dédoublonnage

Méthode qui permet d’identifier et de supprimer les doublons non souhaités présents dans une liste, un fichier, une base de données. Dans les catalogues, les doublons sont constitués de plusieurs enregistrements décrivant une même entité (document, notice bibliographique, notice autorité, etc.). Le dédoublonnage se traduit par exemple par la fusion des enregistrements identifiés, la suppression de l’un d’entre eux, etc.

Taux de recouvrement

Le calcul du taux de recouvrement entre 2 ensembles ou 2 bases de données donne le pourcentage d’éléments du premier ensemble présent dans le second. Le taux de recouvrement SUDOC indique le pourcentage de notices d’un échantillon qui existent déjà dans le SUDOC. Il est utile de le calculer dans le cadre de projets d’exemplarisation automatique afin d’en mesurer la pertinence. Plus le taux est élevé et moins la charge de travail après exemplarisation automatique sera importante.

Dérivation de notices

Opération consistant lors du catalogage à récupérer la notice relative au document à traiter dans un autre catalogue et à la télécharger, à l’importer dans son environnement de catalogage (et de la modifier si besoin). Par exemple, depuis WinIbW il est possible de dériver les notices d’OCLC Worldcat, du catalogue de la BnF, etc..

Indexation (au sens informatique)

Processus informatique consistant à référencer des données (documents, mots-clés, etc.) pour faciliter leur accès ou leur traitement en stockant et en organisant leur contenu sous forme d’index. Dans les bases de données, un index est une structure de données utilisée pour retrouver rapidement les données. L’utilisation d’un index simplifie et accélère les opérations de recherche, de tri, etc.

Indexation (au sens documentaire)

Indexation (au sens documentaire) : Description du contenu intellectuel d’un document à partir de l’analyse de son contenu au moyen de descripteurs, termes, mots-clé, indices et afin d’en favoriser la recherche. Par exemple, le langage encyclopédique d’indexation RAMEAU est largement utilisé en France et dans d’autres pays francophones.

Normes et standards de descriptions bibliographiques

Autorité

Forme normalisée et contrôlée des points d’accès relatifs à une ressource dans un catalogue. Dans les catalogues de bibliothèques, les autorités sont principalement relatives aux “auteurs”, aux “sujets” et aux “titres”. Il existe des notices descriptives des autorités qui indiquent notamment la forme retenue, d’éventuelles formes rejetées, des éléments descriptifs et des liens vers les notices bibliographiques et vers d’autres notices d’autorité.

Modèle

Représentation abstraite et schématique de données. Dans le cadre de la transition bibliographique, c’est le modèle IFLA Library Reference Model (IFLA LRM) qui devient le modèle conceptuel de référence pour les bibliothèques ; il offre une représentation schématique de l’activité des lecteurs et des usagers de catalogue de bibliothèques en structurant les métadonnées bibliographiques en s’appuyant sur trois notions : entités, attributs et relations. Le modèle OEMI (ou WEMI en anglais) désigne ainsi les quatre entités (Œuvre-Expression-Manifestation-Item) du modèle FRBR permettant de rendre compte de toute ressource bibliographique.

Code de catalogage

Ensemble de règles de catalogage à valeur normative : le code RDA-FR, inscrit dans la logique du modèle IFLA-LRM, a vocation à remplacer les différentes normes Afnor en vigueur. Il est la transposition française du code RDA (Resource Description and Access) code de catalogage anglo-saxon à vocation internationale paru en 2010 et révisé en 2019.

Normes

Ensemble de règles, de critères s’appliquant à un contexte spécifique. Pour le catalogage, les normes Afnor en vigueur déclinent l’ISBD au niveau national, par exemple la norme Z 44-050 d’Avril 2005 intitulée : “Documentation – Catalogage des monographies – Textes imprimés – Rédaction de la description bibliographique”.

Format

Agencement structuré de données. Pour les données bibliographiques, structures de notices bibliographiques définies en vue d’échanges et de traitements informatiques : les formats MARC (MAchine-Readable Cataloging) sont aujourd’hui utilisés, UNIMARC dans le SUDOC, INTERMARC à la BnF, MARC 21 dans le monde anglo-saxon.

MARC

Format MARC créé par l’IFLA en 1977 utilisé en France comme format officiel d’échanges de données et sur lequel repose le format de production des données bibliographiques et d’autorité du SUDOC.

Intermarc

Format MARC de production des données bibliographiques et d’autorité créé par la Bibliothèque nationale de France pour la majeure partie de ses collections.

Marc 21

Format MARC de production des données bibliographiques et d’autorité largement utilisé dans le monde anglo-saxon

EAD

EAD (EAD-Encoding Archive Description/Description Archivistique Encodée)
Format de structuration de l’information adapté au traitement des fonds d’archives et à l’informatisation des instruments de recherche archivistiques, constituant une DTD/XML. Ce format respecte les principes définis par la norme générale et internationale de description archivistique, ISAD(G), dans sa seconde édition adoptée en 1999 par le Conseil international des archives.

Pour en savoir plus

TEF (Thèses électroniques françaises)

Modèle de données élaboré dans le cadre de la recommandation AFNOR TEF – Thèses Électroniques Françaises. Le schéma TEF comporte des métadonnées descriptives (bibliographiques) et des métadonnées de gestion (administration, droits, conservation). Ce modèle est notamment utilisé dans le cadre des applications STEP et STAR, mises en œuvre par l’Abes.

Kbart

Kbart (kabaʁ ou kabaʁt) : « Knowledge bases and related tools » : recommandation internationale qui préconise l’utilisation d’un format standard de données pour la gestion des accès et le signalement de la documentation électronique. Les fichiers Kbart sont des fichiers tabulés composés de métadonnées de titres et de données de couverture des fournisseurs de contenus. Ils sont utilisés dans les bases de connaissances des outils de découverte. Bacon est un réservoir de fichiers Kbart.

Dublin Core

Format de description de documents, numériques ou physiques, simple et standardisé, ayant pour objectif de définir un socle commun d’éléments descriptifs et pour vocation de permettre une interopérabilité minimale entre des systèmes conçus indépendamment les uns des autres. Il prévoit à l’origine 15 éléments tous facultatifs et tous répétables (titre, sujet, langue, créateur, etc.). Ces éléments constituent aujourd’hui un sous-ensemble des DCMITermes plus complet. Le Dublin Core est le format obligatoire dans le cadre du protocole OAI-PMH.

Pour en savoir plus

Transition bibliographique

Le programme Transition bibliographique a été lancé en 2015 par l’ Abes et la BnF afin d’améliorer l’exposition des données bibliographiques et d’autorités dans le web de données en leur appliquant le modèle FRBR puis IFLA-LRM et en adoptant les nouvelles règles de catalogage du code RDA-FR.

FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records)

Modélisation conceptuelle des informations contenues dans les notices bibliographiques, développée dans les années 1990 puis progressivement remplacée par le modèle IFLA-LRM au mi-temps des années 2010 (Voir IFLA-LRM).

RDA-FR

Le code RDA-FR est la transposition française du code RDA (Resource Description and Access), code de catalogage anglo-saxon à vocation internationale paru en 2010. Il s’appuie sur le modèle IFLA-LRM et définit une nouvelle approche du catalogage adaptée à l’environnement web et fondé sur un réseau de relations entre les entités de toute ressource documentaire : œuvre, expression, manifestation, item, etc. Voir aussi Code de catalogage.

Pour en savoir plus

IFLA-LRM : (Library Reference Model)

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Bibliostratus

Bibliostratus (Stratégie d’alignement d’URIs pour la Transition bibliographique) : logiciel d’alignement développé par le groupe Systèmes & Données du programme Transition bibliographique. Ce logiciel propose un ensemble de fonctionnalités permettant de s’aligner avec les données bibliographiques de la BnF, du Sudoc et d’IdRef. À partir de l’analyse de lots de notices bibliographiques ou d’autorité, Bibliostratus permet de trouver des identifiants ARK ou PPN correspondants et de récupérer les données des agences bibliographiques afin de les importer dans un système local (notices complètes ou identifiant seul).

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