Face au Covid-19, la France est en confinement depuis le 17 mars 2020. Cette situation perturbe notre vie quotidienne : étudiants, enseignants, chercheurs, personnel administratif, personnel informatique, bibliothécaires. Nous devons tous faire face à cette injonction de continuité de l’activité, et gérer en même temps notre propre vie personnelle. Retrouvez les grands épisodes de la situation, du point de vue des bibliothécaires académiques (bibliothèques universitaire et de recherche), en CC-BY.
Facing Covid-19, France is under confinement since March 17, 2020. The situation disrupts our daily lives: students, teachers, researchers, administration staff, IT staff, librarian. We all have to deal with this injunction of continuity and manage our own personal lives. Let’s play the episodes from academic librarians point of view, all CC-BY.
Auteurs / Authors : Cécile Swiatek, Gaëlenn Gouret.
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– English below –
14 avril 2020 – Le confinement est prolongé, le rythme de la distance s’est installé.
Le 14 avril 2020, le Président de la République annonce un prolongement du confinement jusqu’au 11 mai. A partir du 11 mai, les crèches, écoles, collèges et lycées pourront rouvrir ; mais les établissements accueillant du public (musées, théâtre, restaurants…) devront rester fermés encore quelques temps.
Pas de cours en présentiel jusqu’à l’été dans les universités
Le Président de la République l’a annoncé le 14 avril 2020, les universités ne reprendront pas les cours en présentiel pour la fin de l’année universitaire. L’organisation du déconfinement et les procédures sanitaires à appliquer lors de la réouverture ne sont pas encore déterminées.
La question des conditions et des étapes de la remise en marche des services documentaires des universités reste donc entière, dans l’attente d’indications plus précises.
Visibilité des services en bibliothèque universitaire
Les BU dans le recueil d’innovation Covid-19 de la DGESIP
Le site https://services.dgesip.fr/I19/ répertorie les initiatives mises en place par les acteurs du supérieur suite à la crise sanitaire, afin de les valoriser auprès du grand public et de la presse. Les bibliothèques remontent leurs initiatives. Elles sont visibles soit en fonction de leur nom dans la liste des organisations, soit sous la thématique “Accompagnement documentaire et bibliothèque”.
Recensement des situations en Europe et dans le monde
La Ligue européenne des bibliothèques de recherche (LIBER) a ouvert une page de recensement : European Research Libraries – Response to Coronavirus Pandemic (Public / Shareable) et l’IFLA poursuit son recensement international.
Côté Lecture publique, EBLIDA recense parmi ses membres les initiatives liées au Covid-19 et les procédures de confinement / déconfinement dans les bibliothèques de lecture publique. La Bpi continue d’alimenter sur son site l’espace dédié aux professionnels, avec les contributions de bibliothèques françaises (dossier Confinement : comment certains établissements s’organisent après la fermeture) et étrangères (dossier Confinement : la situation des bibliothèques à l’international).
Pays non confinés : mise en quarantaine des documents en retour de prêt
Les pays qui ne sont pas en confinement total, et ils sont peu nombreux, prennent de grandes précautions avec les retours de livres, qui sont mis en quarantaine. Les bibliothécaires tchèques partagent leur infographie.
Garder le contact avec les étudiants
Maintenir le contact avec le public étudiant est essentiel : il s’agit d’aider les étudiants à conserver un lien avec le monde universitaire et à poursuivre leur cursus, mais aussi de les aider à garder le moral.
Quelques lettres pour donner des nouvelles
Si la plupart des bibliothèques académiques communiquent par les réseaux sociaux, certaines utilisent aussi des lettres d’information thématiques. Les BU de Rennes 1 “vous accompagnent” : elles signalent leur newsletter, visible aussi depuis leur site Internet.
Nostalgie des espaces
Les bibliothèques académiques maintiennent le lien par les images des lieux physiques, inaccessibles pendant le confinement. Les BU de Rennes 1 organisent un jeu quotidien : trouver où ont été prises les photos des espaces de bibliothèques postées sur Twitter.
Questions-réponses avec les bibliothèques
“Quand la bibliothèque sera de nouveau ouverte, est-ce que…”
Les questions des usagers, par mail, sont quotidiennes. Le contenu des demandes varie d’un établissement à l’autre, selon les dispositions prises et les dispositifs mis en place.
Le guichet de questions-réponses à distance Ubib
Ubib, service de questions-réponses des bibliothèques académiques, résume en quelques chiffres, sur son blog d’échanges internes Ubiblog, l’activité du réseau en période de confinement :
- 600 réponses données par messagerie électronique entre le 15 mars et le 14 avril 2020 (en comparaison : 582 entre le 10 mars et le 14 avril 2019),
- 544 personnes en interaction par chat entre le 15 mars et le 14 avril 2020 (en comparaison : 755 entre le 10 mars et le 14 avril 2019).
L’activité n’a donc pas ralenti, ni du côté des étudiants, ni du côté des répondants.
Des lecteurs en attente de la réouverture des espaces documentaires
Les bibliothèques sont nombreuses à recevoir des messages inquiets ou impatients d’étudiants voyant leurs examens approcher, ou de chercheurs bloqués dans leurs recherches faute de pouvoir accéder à la documentation physique.
Des demandes de prêt d’ordinateurs portables leur parviennent, pour permettre aux étudiants de suivre leurs cours à distance ou de présenter les examens.
Toutefois, les priorités sanitaires étant prépondérantes, la réponse est la même partout en France, et partout en Europe : le confinement rend impossible tout prêt physique, qu’il s’agisse de document ou de matériel.
Soutenir l’activité des chercheurs
Fourniture de documentation à distance
L’ouverture élargie des accès électroniques par certains éditeurs permet d’apporter des réponses complémentaires à la demande habituelle. Les besoins sont là : l’INIST constate ainsi une forte augmentation des consultations des ressources électroniques sur sa plateforme BibCNRS.
Les services de Prêt entre bibliothèques (PEB) / Fourniture de documents à distance (FDD) pour les envois physiques et les numérisations à la demande restent gelés, faute de pouvoir accéder aux locaux, quel que soit le type de structure. La page d’actualités Covid-19 du site internet de la BnF rappelle ainsi que “le service de reproduction fonctionne en mode fortement dégradé et les ateliers de numérisation sont fermés”.
Mobilisation européenne en faveur des utilisations d’œuvres à des fins de recherche et d’éducation
Les appels à l’ouverture des publications scientifiques pendant la période de pandémie se poursuivent. La Ligue des bibliothèques européennes de recherche (LIBER), une association partenaire de l’ADBU qui compte parmi ses membres de nombreuses bibliothèques françaises, interpelle les gouvernements des États membres et les commissaires européens, les éditeurs, les auteurs et leurs organismes de gestion le 14 avril 2020. Elle leur demande de prendre des mesures et d’émettre des recommandations afin de permettre aux établissements d’enseignement supérieur et aux bibliothèques de remplir leurs missions de soutien à l’éducation et à la recherche, de fourniture de services documentaires et de formation à distance, en utilisant des œuvres protégées par le droit d’auteur sans craindre les litiges.
https://libereurope.eu/blog/2020/04/14/copyright-coronavirus-statement/
Amélioration du signalement dans les catalogues et outils de découverte
Grâce aux accès en ligne aux outils de signalement collaboratifs des bibliothèques académiques françaises, des chantiers progressent durant la période de travail à distance.
L’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES), qui met en œuvre et gère le réseau national de catalogage français pour l’enseignement supérieur et la recherche, accompagne les bibliothèques qui profitent du confinement pour se lancer dans des chantiers “qualité” visant à améliorer le signalement des œuvres et à faciliter l’exploration, la découverte et la recherche de documents utiles aux travaux de la communauté universitaire.
Services aux chercheurs
Données et publications
Les bibliothécaires s’organisent pour accompagner les chercheurs à distance, qu’il s’agisse de publication dans l’archive ouverte de leur institution, dans HAL ou de gestion des données de recherche.
OpenAIRE dans EOSC : annonce d’un portail de soutien aux activités de recherche sur le Covid-19
Open Access Infrastructure for Research in Europe (OpenAIRE) https://openaccess.couperin.org/category/openaire/ soutient les activités de recherche sur le Covid-19. À travers sa newsletter française, OpenAIRE encourage le dépôt des publications de recherche sur le sujet dans le “Cloud” européen EOSC, et signale qu’elle fournit “des services pour aider au partage, à la découverte, à la navigation et à la collaboration de la communauté de recherche” sur le Covid-19 (https://www.openaire.eu/openaire-activities-for-covid-19). Un appel à experts a été lancé, auquel ont répondu des bibliothécaires spécialisés dans le domaine. Un portail OpenAIRE Covid-19 alimenté par les ressources produites et la documentation partagée sur le Covid-19 est annoncé pour la fin du mois d’avril.
Réflexions autour des plans de gestion des données de la recherche
La période est propice aux activités autour des données de la recherche : recueil, gestion, signalement, valorisation.
Depuis 2019, l’Agence nationale de la recherche (ANR) demande la fourniture d’un plan de gestion des données (PGD, ou en Anglais DMP, Data Management Plan) dans les six mois suivant le démarrage des projets de recherche qu’elle finance. Dans ses recommandations, le collège “données” du Comité pour la science ouverte (CoSO) mentionne, en tout premier lieu, la rédaction d’un plan de données.
Le groupe de travail “Science ouverte” de Couperin s’est engagé sur l’accompagnement à la rédaction de plans de gestion des données dans les établissements, les actions de sensibilisation et de formation des doctorants et chercheurs, et le partage d’expériences entre établissements.
Les établissements se sont emparés de la question, et de nombreuses bibliothèques participent désormais activement à la rédaction de ces plans de gestion des données de la recherche.
Continuer à piloter les structures documentaires
Garder les équipes soudées et motivées, coordonner la communication avec les publics, maintenir un dialogue régulier avec les autres organes de direction de l’établissement et les partenaires, assurer le suivi des relations à distance avec les fournisseurs et les prestataires de services, calculer l’impact de la fermeture des services en termes de budget et d’activité, assurer au Ministère les remontées de données pour le suivi des carrières, les entretiens professionnels, les statistiques d’activité annuelles… Pour les directions des bibliothèques, piloter un établissement fermé au public mais en activité n’est pas simple, et suppose de trouver des modes de fonctionnement adaptés.
April 14th 2020 – Containment is extended. Remote service and teleworking: finding the right rhythm.
On 14 April 2020, the French President of the Republic announced an extension of the containment until 11 May. From 11 May, schools should be able to reopen, but establishments open to the public (museums, theatres, restaurants, etc.) will have to remain closed for some time.
“No face-to-face courses in universities” until summer
The French President of the Republic announced it on April 14, 2020, the universities will not resume face-to-face courses by the end of the academic year. The organisation of the deconfinement and the health procedures to be applied at the time of reopening have not yet been determined.
Steps and conditions for reopening some academic library services remain uncertain, pending more precise indications.
Visibility of university library services
Academic libraries take innovative actions during the Covid-19 period
The HER Ministry lists the initiatives put in place by higher education players following the health crisis on its webpage, in order to promote them to the general public and the media. Academic libraries initiatives can be discovered either by name in the list of organisations or under the theme “Documentary support and libraries”.
Libraries – a large range of situations in Europe and across the world
The Association of European Research Libraries (LIBER) has opened a public and shareable spreadsheet “European Research Libraries – Response to Coronavirus Pandemic” and IFLA continues updating its international list.
On the Public Libraries side, EBLIDA lists among its members initiatives related to Covid-19 and containment / decontainment procedures in public reading libraries. The Bpi continues to feed the space dedicated to professionals on its site, with contributions from French libraries (Confinement: how certain establishments organise themselves after closure) and foreign libraries (Confinement: the situation of libraries internationally).
Unconfined countries: documents quarantine
Countries that are not in total containment, and there are few of them, take great precautions with the return of books, which are quarantined. Czech librarians share their infography.
Keeping in touch with students
Maintaining contact with the student body is essential: it helps students to maintain a link with the academic world and to continue their studies, but also helps to keep their morale up.
Some library write (news)letters
While most university libraries communicate through social networks, some also use thematic newsletters. The Rennes 1 academic libraries post their newsletter and display it on the Internet.
Nostalgia for spaces
Academic libraries maintain the link through images of physical locations, which are inaccessible during containment. The BU of Rennes 1 organize a daily game: find out where the pictures of the library spaces posted on Twitter were taken.
Ask a Librarian: Q&A services
“When the library reopens, will you…”
Questions from users, by e-mail, are daily. The content of the requests varies from one establishment to another, depending on the arrangements made and the mechanisms put in place.
The Ubib remote question-and-answer desk
Ubib, a question-and-answer service for academic libraries, summarises in a few figures, on its internal exchange blog Ubiblog, the network’s activity in times of containment :
- 600 answers given by email between March 15 and April 14, 2020 (compared to 582 between March 10 and April 14, 2019),
- 544 people in chat interaction between 15 March and 14 April 2020 (compared to 755 between 10 March and 14 April 2019).
Activity did not slow down, neither on the student side nor on the respondent side.
Readers awaiting the reopening of documentary spaces
Many libraries receive anxious or impatient messages from students with exams approaching, or from researchers who are stuck in their research because they cannot access physical documentation.
Requests are received for the loan of laptops to enable students to take courses remotely or to take exams.
But health priorities being paramount, the answer is the same everywhere in France, and everywhere in Europe: confinement makes any physical loan, whether it is for documents or equipment, impossible.
Supporting the activity of researchers
Provision of remote documentation
The wider opening of electronic access by certain publishers makes it possible to provide additional responses to the usual demand. The needs are there: INIST (French National Research Center CNRS documentation service) is thus seeing a sharp increase in the consultation of electronic resources on its BibCNRS platform.
The physical ILL service and on-demand digitisation remain frozen, due to a lack of access to the premises, regardless of the type of structure. The Covid-19 news webpage of the French national library BnF states that “the reproduction service is operating in highly degraded mode and the digitisation services are closed”.
European mobilisation in favour of the use of works for research and education purposes
Calls for the opening of scientific publications during the pandemic period continue. The League of European Research Libraries (LIBER), a partner association of the ADBU which includes many French libraries among its members, is calling on Member State governments and European Commissioners, publishers, authors and their management bodies on 14 April 2020. It calls on them to take action and issue recommendations to enable higher education institutions and libraries to fulfil their missions of supporting education and research, providing documentary services and distance learning, using copyright-protected works without fear of litigation.
https://libereurope.eu/blog/2020/04/14/copyright-coronavirus-statement/
Improved reporting in catalogues and discovery tools
Thanks to online access to the collaborative reporting tools of French academic libraries, projects are progressing during the remote work period.
The Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES), which implements and manages the French national cataloguing network for higher education and research, supports libraries that take advantage of the confinement to launch “quality” projects aimed at improving the reporting of works and facilitating the exploration, discovery and search for documents useful to the work of the academic community.
Research support services at the Library
Data and publications
Librarians are organising themselves to accompany researchers remotely, whether it is a question of publishing in open repositories or manageming their research data.
OpenAIRE in EOSC: announcement of a portal to support research activities on Covid-19
Open Access Infrastructure for Research in Europe (OpenAIRE) supports research activities on Covid-19. Through its French newsletter, OpenAIRE encourages the deposit of research publications on the subject in the European EOSC Cloud, and reports that it provides “services to assist the sharing, discovery, navigation and collaboration of the research community” on Covid-19. A call for experts was launched, to which librarians specialising in the field responded. An OpenAIRE Covid-19 portal fed by the resources produced and the shared documentation on Covid-19 is announced for the end of April.
Reflection on research data management plans
This is a good time for activities around research data: collection, management, reporting, valorisation.
Since 2019, the French National Research Agency (ANR) requires the provision of a Data Management Plan (DMP) within six months for funded research projects. In its recommendations, the French Committee on Open Science (CoSO) “Data” task force mentions, first and foremost, the drafting of a data management plan.
The French consortium Couperin “Open Science” working group is committed to supporting the drafting of data management plans in institutions, awareness-raising and training actions for doctoral students and researchers, and the sharing of experiences between institutions.
Institutions have taken ownership of the issue, and many libraries are now actively involved in writing these research data management plans.
Management continuity in Libraries and documentary services
Keeping teams together and motivated, coordinating communication with the public, maintaining regular dialogue with the establishment’s other management bodies and partners, monitoring remote relations with suppliers and service providers, calculating the impact of the closure of services in terms of budget and activity, providing the Ministry with data feedback for career monitoring, professional interviews, annual activity statistics, etc. For library departments, managing an establishment closed to the public but in operation is not simple, and requires finding suitable operating methods.
Retour vers le dossier COVID-19 – Printemps 2020
