Communiquer c’est d’abord savoir qui nous sommes puis le dire
Un contexte
Plus d’une centaine de personnes se sont déplacées pour assister à la matinée d’échanges du 1er février 2016 qui s’est tenue à la BULAC autour de la communication en bibliothèque.
Le rendez-vous avait été pris suite à la tenue d’ateliers sur la thématique « Communication en BU » lors du Congrès 2015 de l’ADBU le 1er octobre à Besançon. Plus de 70 participants avaient échangé des retours d’expérience, des questions et des solutions permettant de faire un état des lieux des attentes et de poser une revendication commune : faire du sujet une thématique professionnelle à part entière, structurée, reconnue aussi bien en interne que par les partenaires institutionnels, et dotée de moyens humains et financiers.
Des synthèses de l’après-midi du 1er octobre étaient ressorties cinq thématiques qui ont été approfondies à Paris le 1er février .
La première : la communication comme bras armé de la stratégie de la BU dans l’université a été traitée par le biais d’une table-ronde de collègues directeurs et animée par Raphaëlle Bats de l’Enssib. Il est clairement ressorti de cette table ronde et des interventions stimulantes et précises des deux keynotes speakers, Thierry Lentz Directeur de la Fondation Napoléon et Claire Laval-Jocteur, présidente de l’ARCES (Association des responsables communication de l’enseignement supérieur) que la communication relève de la stratégie puisque cela vise à revendiquer le rôle et les valeurs des BU dans leur environnement. Communiquer, c’est établir son positionnement au sein de son établissement. La communication est donc éminemment politique et relève à ce titre des fonctions de direction qui ont la charge de définir la stratégie globale du service documentaire, avant d’être mise en œuvre par la direction de la communication. Les questions techniques, de supports, de media ne font qu’en découler. Les directeurs présents lors de la table-ronde (Julien Roche, Université Lille 1, Dominique Wolf, Université de Strasbourg, Marc Martinez, Université Jean Moulin Lyon 3, Marie-Lise Tsagouria, directrice de la BULAC) ont largement abondé dans ce sens du positionnement de la compétence « com. » au sein de leur organisation et mis en avant le caractère primordial du contenu du discours (et des services offerts) et l’indispensable adéquation de la forme de ce discours avec le public spécifique visé.
Un verbatim de Thierry Lentz illustre bien cette dimension : « Avant de communiquer, il faut savoir répondre aux questions suivantes : qu’est-ce qu’on veut, qu’est-ce qu’on peut et qu’est-ce qu’on fait ? »
La question de la relation avec la Direction de la communication dans l’université a été abordée dans la présentation de Claire Laval-Jocteur rappelant qu’une étroite coordination avec le DIRBU est indispensable pour une communication efficace. Les maîtres-mots : anticiper, planifier, coordonner, systématiser.
Claire Laval-Jocteur (directrice de la communication de l’UPMC et président de l’ARCES) et Thierry Lentz (directeur de la Fondation Napoléon)
Retour sur les ateliers
Les quatre autres thématiques ont été traitées dans les ateliers de l’après-midi.
Les synthèses des ateliers font ressortir une communauté d’interrogations et un vif besoin de partage d’outils et de méthodes (plans de com., listes de logiciels gratuits, socles de compétences et démarches de formation). Ces synthèses seront prochainement publiées sur le site de l’ADBU, sur un espace dédié à la veille documentaire. Elles pourront être accompagnées d’un lieu de partage collaboratif de documents, conformément aux attentes exprimées lors des ateliers.
Au jeu de résumer en une phrase trois heures de débat pour chaque atelier, voilà ce qu’on pourrait dire :
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Dis-moi quel chargé de communication tu es, je te dirai quelle communication tu fais
L’atelier témoigne d’une nécessité unanimement relayée de structurer et de professionnaliser la communication en BU, de la relier visiblement et fortement à la stratégie portée par la direction de la BU, de légitimer les actions de communication en BU en les enracinant dans un dialogue constant avec les services communication des tutelles. Des retours d’expérience divers ont été présentés et confrontés à ce besoin. Une enquête nationale ADBU sur la communication dans les BU (statut, positionnement, circuits, moyens) est attendue pour dresser un état des lieux afin de le faire évoluer.
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Les outils du PPCB (parfait petit communicant en bibliothèque)
L’atelier a mis en lumière le besoin d’une plate-forme collaborative avec effet d’émulation amicale pour recueillir, enrichir et partager :
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les plans de communication, en particulier en direction des tutelles, afin d’asseoir une légitimité et une efficacité de la com en BU au sein de son université ;
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les outils gratuits, en particulier les outils dédiés à la communication numérique ;
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les idées de communication dans et hors les murs.
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« Allô Houston ? Mon premier public c’est mon collègue »
L’atelier a montré tout l’intérêt qu’il y a à construire et à évaluer les circuits de la communication interne non seulement dans le cadre du management mais aussi dans une perspective de communication externe : il y a en effet continuum opérationnel entre ces deux terrains. La communication interne définissant une identité portée par les personnels à travers les services offerts aux usagers est un des maillons forts de la stratégie de visibilité et de rayonnement de la BU auprès de ses publics. En retour, la valorisation par la communication externe des services offerts par la BU renforce la communication interne et le sentiment de participation à un métier commun, réactif, évolutif. Il est ainsi possible d’amorcer un cercle vertueux pour les collègues comme pour les publics, qui découvrent des personnes au-delà des fonctions.
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« Et tu crois vraiment qu’il y a besoin de faire une affiche ? »
L’atelier a montré que les BU, moins en avance que les BM sur le sujet de la communication, sont souvent aux prises avec des définitions opposées de la médiation et de la communication. La médiation étant d’emblée privilégiée comme un cœur de métier autour de la communication des savoirs, les tactiques de communication des BU se rapprochent plutôt en règle générale de tactiques de médiation en direction des usagers, mettant en valeur la relation interpersonnelle dans la proposition de contenus et de services. Il faut donc inventer une façon propre aux BU de communiquer autour de leur mission de médiation, avec tout le panel d’outils à leur disposition, aussi bien imprimés (affiches, guides) que numériques (le web 2.0 pouvant être largement exploité pour ses fonctions collaboratives et créatrices de communautés autour d’un contenu ou d’un service). Ceci réhabilite les métiers et les produits de la communication. Le savoir-faire de la communication émanant du privé ne doit en effet pas être négligé s’il peut servir cette mission de médiation.
La présentation de Claire Laval Jocteur
La présentation de Marie-Lise Tsagouria
Une légitimité attestée : alors, la suite ?
Le 20 mai 2016 à Paris (lieu à définir) : séance de rédaction collaborative (« co-writing ») d’un livre blanc téléchargeable sur le site de l’ADBU : la communication en BU, pourquoi, comment ?
La journée du 1er février a contribué à attester la légitimité de la communication en BU. Les BU sont en effet et souvent le plus gros service de l’université. Elles reçoivent des publics internes et externes. Elles ont des besoins spécifiques autour d’une offre de services spécifiques. Elles sont accoutumées à la valorisation de leurs collections, ainsi qu’à une démarche marketing avec enquêtes de satisfaction des publics, enquêtes d’usages ou enquêtes sur la qualité de leur accueil.
Les deux journées consacrées au sujet l’ont prouvé : les bibliothèques se posent les questions du statut de la communication en BU, des profils de postes « com » en train de se définir, des outils de communication à utiliser, des campagnes de communication à mener autour de leur positionnement et de leurs missions. Il en ressort un souhait immédiat de partager des stratégies et des documents de travail pour optimiser leur temps et leurs moyens autour de ces questions.
Afin de tirer parti de toute la richesse des échanges du Bibcamp Com du 1er février et pour donner un état de la réflexion aux tutelles et aux partenaires intéressés, un livre blanc paraît maintenant opportun. Il est en tous les cas clairement attendu par les participants du Bibcamp. Il pourrait s’intituler : « La communication en BU, pourquoi, comment ? » serait rédigé lors d’une séance de « co-writing » (écriture collaborative) le 20 mai 2016 à partir d’un plan établi avec les animatrices des ateliers du 1er février 2016 et comporterait une trentaine de pages. Il pourra ensuite être présenté aux tutelles au niveau national, et servir de base à une redéfinition du rôle des BU dans la communication de leur établissement ou plus largement encore dans la communication du MESR autour de la thématique de la réussite des étudiants.
Donc, une trentaine de pages pour :
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affirmer ou réaffirmer la légitimité de la communication en BU
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confirmer des besoins de service
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partager des méthodes de communication et accroître leur efficacité
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définir une stratégie en direction des tutelles et surtout avec elles.
Nous lançons donc un appel à candidatures pour participer à cette journée de rédaction (15 personnes environ).
Contacts :
Emilie Barthet (BU Lyon3, emilie.barthet@univ-lyon3.fr),
Marianne Pernoo (Bibliothèque Diderot de Lyon, marianne.pernoo@ens-lyon.fr),
Stéphane Potelle (ADBU, stephane.potelle@adbu.fr)
