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Retour d’expérience sur l’organisation d’une « Library staff week » : les BU de l’Université Toulouse 1 Capitole à l’heure européenne

Genèse et environnement du projet

L’Université Toulouse Capitole et ses bibliothèques

Université spécialisée en Droit, Économie, Management, avec également des champs de recherche et d’enseignement en Mathématique, Informatique, Langues, Information et Communication, l’Université Toulouse 1 Capitole compte 21300 étudiants (dont 18% de nationalité étrangère), 610 doctorants dont 43% issu d’un recrutement international), 472 chercheurs. Son activité de recherche touche aux disciplines du droit, de la science politique, de l’économie, du management, de l’informatique. Parmi les 12 équipes de recherche du site, certaines bénéficient d’une renommée internationale, comme Toulouse School of Economics.

L’Université propose une offre de formation riche et variée et délivre 54 diplômes nationaux, 39 autres formations (tels que DU, préparation aux concours, certificats, etc.). 35 diplômes sont ouverts en formation continue, et 27 formations développées en Formation Ouverte à Distance.

Elle se veut un acteur européen et international. De nombreuses actions pour la formation et la recherche ont déjà été mises en place : leur développement permet d’intensifier son rayonnement et son attractivité internationale.

Les bibliothèques de l’Université Toulouse 1 Capitole mettent à la disposition des étudiants et des chercheurs une large offre de services et de documentation, papier et numérique, sur place ou en ligne. Les trois bibliothèques universitaires accueillent plus de 1 400 000 visiteurs par an (soit 5243 par jour), sur une large amplitude horaire de 74 heures hebdomadaires, 267 jours par an. Au total, on compte 1774 places assises sur les 14580 m² ouverts au public. Les bibliothèques sont membres du réseau des bibliothèques universitaires de Toulouse et de Midi-Pyrénées.

L’équipe des bibliothèques est composée d’environ 80 professionnels, répartis en quatre pôles : la direction et les missions et services centraux associés, le Département de l’Information Spécialisées et des Collections, le Département des Services à la Formation et le Département des Services à la Recherche.

Doté d’une équipe de douze experts et formateurs spécialisés, le Département des Services à la Recherche, porteur et organisateur du projet de Library Staff Week, a pour missions principales le soutien aux activités de recherche et l’accompagnement et la formation en matière d’information spécialisée des étudiants de master, doctorants et enseignants-chercheurs.

Les objectifs du projet

Le projet d’organiser une semaine professionnelle autour des services à la recherche sur le modèle des Library Staff Week financées dans le cadre du programme Erasmus répondait à plusieurs objectifs :

Tout d’abord, il s’agissait d’enrichir notre réseau professionnel à l’international, et de créer des contacts mobilisables pour des projets futurs, de valoriser notre activité au sein de l’université et à l’extérieur, et de partager notre expérience sur des sujets et des problématiques au cœur de nos métiers.

En interne, la Library Staff Week visait à renforcer les pratiques de collaborations au sein de notre équipe autour d’un projet fédérateur un peu différent de nos activités habituelles. Il pouvait par ailleurs permettre à notre équipe de pratiquer intensivement l’anglais en situation d’accueil, de présentation orale, d’animation de groupe, de production de support écrit. Le projet s’inscrivait donc dans un plan de développement des compétences linguistiques de l’équipe en réponse à l’internationalisation de notre public et à une demande croissante de prestations documentaires et de services dispensés en langue anglaise pour des étudiants ou, plus rarement, des enseignants-chercheurs non-francophones.

Enfin, ce projet allait offrir la possibilité à un plus grand nombre de bibliothécaires de s’impliquer et de profiter des bénéfices d’une expérience à l’international sans partir en mission, à savoir la pratique linguistique et l’enrichissement professionnel au travers d’échanges avec des collègues d’autres pays.

Une opportunité : les trente ans d’Erasmus

Monté par le département des services à la recherche et validé par le comité de direction des bibliothèques durant le premier semestre 2017, il a reçu l’aval et le soutien financier du SCREI (Service Commun des relations européennes et internationales) dans le cadre du programme Erasmus +. Nous avons saisi l’opportunité des Trente Ans du programme Erasmus pour intégrer notre Staff Week au programme des manifestations organisées à l’Université à cette occasion. L’événement s’est tenu du 16 au 20 octobre 2017, avec un lancement des inscriptions et une campagne de communication à l’international à partir du mois de mai 2017. Le budget, somme toute modique (un peu moins de 5000 euros TTC), a intégralement été pris en charge sur les fonds Erasmus alloués à l’université.

L’organisation en interne

Pour mener à bien ce projet en supplément de ses activités courantes dans des délais très serrés (de mai à octobre 2017), le Département des Services à la Recherche a dû mettre en place une organisation interne à la fois souple et réactive. Le comité d’organisation, constitué sur la base du volontariat et animé par la directrice du département, comptait huit membres au total, sur lesquels ont reposé la préparation, la gestion et l’animation de l’événement.

Nous avons néanmoins fait ponctuellement appel à des soutiens institutionnels, notamment celui du SCREI qui a assuré le suivi budgétaire du projet. Les services centraux des bibliothèques, comme la mission Communication, le Service du numérique documentaire, la mission Relations internationales, ont également apporté leur concours. Le Centre Audiovisuel et Multimédia a assuré la couverture vidéo de l’événement, dans l’optique de réaliser un film rétrospectif et promotionnel en fin de projet.

Concrètement, le travail de préparation et de suivi de l’événement a demandé la mise en place de réunions hebdomadaires, d’un important travail collaboratif (avec répartition des tâches au sein du comité d’organisation, documents de suivi partagés en ligne, etc.). L’efficacité du dispositif mis en place a reposé sur une forte implication et sur une polyvalence assez large des membres de l’équipe pour assurer la continuité du suivi du projet et le lien avec les fournisseurs, les partenaires, les participants.

La Library staff week

Les participants

Dès l’ouverture des inscriptions, la Library Staff Week a rencontré un grand succès et atteint rapidement le nombre maximal de participants prévus.

Au total, 18 inscrits de 16 universités ou établissements d’enseignement supérieur, venus de 14 pays européens, ont été retenus et ont pris part à l’événement.

Tous partageaient comme point commun d’être bibliothécaires ou professionnels de la documentation dans l’enseignement supérieur et de remplir des missions et des activités en lien avec le soutien à la recherche et à la formation et l’accompagnement des étudiants avancés et enseignants-chercheurs.

Le programme

Le programme de la semaine a été délibérément centré sur deux thématiques centrales : le soutien à la recherche d’une part, et la formation et l’accompagnement des étudiants avancés et enseignants-chercheurs d’autre part.

La semaine a été rythmée par différentes séances alternant découverte de notre ville, de notre université et de nos bibliothèques et temps d’échanges et d’ateliers participatifs. Le but était de rendre actifs les participants, de créer une réelle interactivité entre eux et notre équipe, de permettre des échanges et des débats productifs sur les problématiques que nous avions en commun.

Pour faire connaître notre université et nos bibliothèques, nous avons intégré au programme une présentation de notre Département des Services à la Recherche et de ses activités, un panorama sélectif de services innovants autour des technologies numériques et de la médiation en direction des étudiants que nous avions à cœur de présenter à nos collègues européens, ainsi que les visites des trois bibliothèques de l’Université.

Quatre moments collaboratifs et participatifs d’échange et de partage ont ponctué la semaine :

• Le premier jour, une table ronde sur La législation et l’accès à l’information scientifique en Europe.

• Les jours suivants, trois ateliers collaboratifs d’une demi-journée chacun, avec des échanges et des présentations réalisées par notre équipe et par chaque participant, sur les trois thèmes choisis en accord avec les participants, à savoir :
> L’open access et les services à la recherche,
> La formation des doctorants et enseignants-chercheurs,
> L’évolution du métier et des compétences des bibliothécaires.

Un programme social venait compléter le tout, autour de la gastronomie et du patrimoine historique et culturel toulousain : déjeuner et dîner gastronomiques à une table réputée, visite guidée de Toulouse.

Quel bilan ? Et après ?

Le bilan

Quel bilan tirer en fin de projet ? il est plutôt positif, les objectifs ayant globalement été atteints, de l’avis général de l’équipe et des partenaires. Le partage d’expérience à l’échelle internationale sur nos cœurs de missions s’est révélé très fructueux, nous sommes tous ressortis de l’expérience riches d’idées et de perspectives nouvelles à mettre en œuvre dans notre quotidien professionnel. Nous avons tous, grâce à l’organisation de cet événement, développé ou dévoilé, en interne comme en direction des services de l’université, des compétences nouvelles ou méconnues. La Library Staff Week a été un projet extrêmement formateur et fédérateur pour l’ensemble de l’équipe.

Concernant notre pratique de l’anglais en situation professionnelle, elle a sans conteste progressé, sous une forme plurielle, collaborative, décomplexée, même s’il convient de ne pas minimiser les difficultés linguistiques, qui nous ont amenés à mettre en œuvre des stratégies d’accompagnement, à mutualiser les compétences dans ce domaine et à offrir un support aux collègues les moins à l’aise, pour l’expression écrite comme pour l’expression orale.

S’il fallait établir une liste des points à retenir dans la perspective d’un autre projet de ce type, il s’agirait tout d’abord de l’importance de l’anticipation, de la planification, de la collaboration, qui sont vraiment les trois facteurs-clefs de réussite.

Le fait de travailler avec une équipe resserrée, solidaire et polyvalente fut un atout, de même que la disponibilité, la réactivité, la qualité des conseils de nos partenaires (Service des Relations Internationales, Centre Audiovisuel et Multimédia).

Rétrospectivement, force est de constater que nous avons bien fait d’adopter un mode de suivi agile et pragmatique du projet, qui nous a permis de procéder à des ajustements en continu en fonction des suggestions, des contraintes, des opportunités, des inévitables imprévus de dernière minute.

Et après ?

Et maintenant, comment transformer l’essai et poursuivre la dynamique engagée avec la Library Staff Week ?

Forts de cette expérience positive, nous allons continuer à nous impliquer à l’international à travers les programmes de mobilité professionnelle, la participation ou la contribution à l’organisation d’événements. En effet, d’autres projets autour de manifestations professionnelles se profilent à courte échéance pour les Bibliothèques de l’Université Toulouse Capitole, pour lesquels nous mettrons à profit l’expérience et les leçons tirées de l’organisation de la Library Staff Week.

Au quotidien, nous pouvons d’ores et déjà tirer bénéfice des contacts et des idées collectées lors de la semaine, nous inspirer des bonnes pratiques, partager notre expérience avec l’ensemble des équipes de nos bibliothèques, et faire fructifier les collaborations engagées avec les autres services du Service commun de la documentation et de l’université.

 

Pour en savoir plus

• Consulter le clip ou la vidéo réalisée autour de la Library Staff Week.

Clip

Vidéo

• Contacter la direction du Département des Services à la Recherche du Service commun de la documentation de l’Université Toulouse Capitole : Karine.Bacher-Eyroi@ut-capitole.fr