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Organiser le congrès annuel de l’ADBU, l’opportunité d’un projet fédérateur pour un service

 

 

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 Pierre-Yves Cachard (c) Estelle Colleta 2013

 

Le dernier congrès annuel de l’ADBU s’est tenu au Havre du 18 au 20 septembre 2013. C’est donc le service commun de la documentation (SCD) de l’université du Havre, dirigé par Pierre-Yves Cachard qui a accompagné l’ADBU dans le montage de ce congrès. Pierre-Yves Cachard, conservateur général, directeur de la Bibliothèque universitaire du Havre depuis 2007, membre du conseil d’administration et vice président de l’ADBU de 2010 à 2012 qui est-ce ?  C’est un parisien de naissance, lyonnais d’origine et havrais d’adoption qui confesse avoir une véritable passion pour Le Havre, son architecture et la mer qui lui semblait justifier pleinement l’accueil d’un congrès de l’ADBU dans cette ville renouvelée depuis son classement en 2005 au Patrimoine mondial de l’UNESCO. Il revient pour nous sur les multiples bénéfices que peut tirer un SCD de l’organisation d’un congrès. 

Le SCD de l’université du Havre a accueilli le dernier congrès de l’ADBU, vos premières impressions ? 

D’abord un soulagement, parce que l’organisation semble avoir été à la hauteur des attentes des participants (et de l’ADBU, ndlr), en tous cas nous l’espérons. Le 43e congrès a été riche de plus par son contenu et bien rythmé, ce qui me semble encore plus essentiel que la solidité de l’organisation pour en faire un succès. Et puis également, un plaisir, dans le fait de voir se concrétiser la longue préparation annuelle qui précède cet événement, et parce que l’ambiance et la convivialité que je souhaitais pour ce congrès m’ont semblé au rendez-vous,  du côté des congressistes comme des exposants d’ailleurs.

Comment avez-vous intégré l’organisation de ce congrès dans le pilotage de votre équipe ? 

J’ai annoncé à nos équipes ce projet dès le début de l’année universitaire 2012-13 et bénéficié d’assez nombreuses candidatures volontaires pour participer à l’organisation du congrès. Ensuite, la première phase de préparation est essentiellement administrative et peut difficilement être déléguée (identification des lieux et des solutions ou prestataires, longues négociations). Durant cette phase, les équipes ont été peu impliquées, à l’exception de mon secrétariat.  J’ai par contre travaillé en étroite relation avec la consultante en événementiel de l’ADBU et avec le conseil d’administration de l’ADBU. La pression à ce niveau, c’est évidemment de devoir veiller pour l’association à ce que le congrès présente un budget, non seulement en équilibre, mais idéalement bénéficiaire. La difficulté particulière au Havre, c’était évidemment l’absence de centre de congrès dédié qui a rendu un peu complexe la recherche d’un lieu adapté pour la tenue du 43e congrès. Nous avons néanmoins, dans le cadre des Docks Océane, bénéficié d’un accueil idéal pour nos congressistes et nos partenaires. 

A partir de la rentrée universitaire 2013,  dans un temps assez court, l’ensemble de nos volontaires a été mobilisé, sur les différentes tâches préparatoires (constitution et contrôle des sacs, préparation et transport des matériels, organisation de l’accueil, etc.). Cela s’est fait honnêtement dans une ambiance idéale et très décontractée. Cela cadre mal avec le stress que représente a priori l’accueil d’un congrès mais c’est la vérité. Le fait que l’ensemble des catégories de personnel participe à cette préparation, la volonté  manifeste et visible d’offrir une bonne qualité d’accueil à nos collègues, et la grande disponibilité de mon équipe pendant le congrès, c’est pour moi la confirmation qu’un événement de ce type peut constituer un projet fédérateur au sein de nos services et une expérience enrichissante au final pour tout le monde. 

Quels bénéfices avez-vous tiré de l’organisation de ce congrès ? 

Beaucoup de bénéfices. D’abord, une expérience nouvelle pour moi, avec l’intérêt d’avoir vécu précédemment ces congrès comme vice président de l’ADBU, ce qui me permettait de pressentir assez bien quelles seraient les attentes en informations et en niveau de prestations de l’équipe actuelle. Ensuite et surtout, le bon accueil réservé par la Ville à cet événement et notamment par son maire Edouard Philippe, ce qui reste très important dans le cadre de nos relations avec les collectivités locales (Ville et CODAH). Je tiens à souligner l’implication particulière de mon Président, Pascal Reghem, et la présence de la vice-présidente de la communauté d’établissement Normandie Université, Carole Dornier, durant notamment la dernière matinée du congrès. Cela a sans doute aidé depuis à une meilleure prise en compte de la documentation et de la Bibliothèque dans les principaux projets de développement de l’établissement et de la COMUE,  sur certaines problématiques, comme la pédagogie universitaire et le numérique, par exemple. 

En résumé les bénéfices ont été multiples que ce soit en interne à l’université du Havre ou encore dans nos relations institutionnelles.