Réservation stands exposants Congrès 2021

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Plan d’implantation

Les stands dont le numéro est surligné en rouge ne sont plus disponibles.

 

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Conditions générales de vente du congrès ADBU 2021 – exposants

I. PRÉSENTATION GÉNÉRALE 

Article 1. L’ADBU, association des directeurs et des personnels de direction des bibliothèques universitaires, SIRET : 392 784 880 00024 (ci-après l’«Organisateur») dont le siège est 103 boulevard Saint-Michel, 75005 Paris, organise le Congrès ADBU (ci-après le «Salon») et en est le seul interlocuteur contractuel. La personne morale ou physique avec qui elle traite est dénommée « l’Exposant » ci-après.

Article 2. Les présentes conditions générales s’appliquent de plein droit à la mise à disposition d’un stand et à la vente d’actions de sponsoring par l’Organisateur dans le cadre du Salon, à l’exclusion de tout autre document, hormis les bons de commandes correspondants. L’Organisateur se réserve expressément le droit de modifier unilatéralement ces conditions à tout moment si les circonstances l’exigent et/ou dans l’intérêt du Salon. Dans ce cas, ces modifications seront précisées dans un document écrit remis aux exposants et s’appliqueront immédiatement et de plein droit. En cas d’invalidité d’une stipulation des présentes conditions générales, l’ensemble des autres stipulations conservera toute sa force et sa portée.

II. DATE ET LIEU

Article 3. Le Salon est programmé pour se tenir aux jours et lieu indiqués sur le contrat de réservation. L’Organisateur se réserve le droit de modifier les dates et le lieu du Salon si les circonstances et les impératifs de bon déroulement et de réussite du Salon l’exigent. Les dates et horaires de montage et de démontage seront stipulés dans le dossier technique envoyé à chaque exposant inscrit.

III. CONDITIONS DE PARTICIPATION 

Article 4. Bons de réservation 

Toutes commandes de stand et d’actions de sponsoring doivent être effectuées en ligne via le site de l’ADBU qui génère automatiquement un bon de réservation correspondant et celui-ci est retourné signé par l’Exposant.  Les actions de sponsoring ne peuvent être commandées à défaut de commande d’un stand.

Le bon de réservation signé doit être retourné au trésorier de l’ADBU avant le 30 juin 2021. Il constitue un engagement ferme et irrévocable de l’Exposant.
 L’Organisateur se réserve expressément le droit d’accepter ou de refuser toute commande sans avoir à en justifier les motifs. Il s’engage à notifier par écrit à la personne concernée l’acceptation ou le refus de sa commande et à lui rembourser en cas de refus toutes sommes versées d’avance, et ce dans les meilleurs délais.

Article 5. Désistement 

Tout désistement doit être notifié par écrit à l’Organisateur. 
En cas de désistement de l’Exposant, pour quelque cause que ce soit, celui-ci demeurera redevable à l’égard de l’Organisateur :
– de 50 % du prix de l’ensemble des prestations commandées si la notification du désistement est reçue par l’Organisateur jusqu’au 30 juin 2021 à minuit
– de 100% du prix de l’ensemble des prestations commandées si la notification du désistement est reçue par l’Organisateur à partir du 1er juillet 2021

IV. CONDITIONS FINANCIERES 

Article 6. Prix 

Les prestations commandées sont facturées à leur tarif en vigueur au moment de la commande, lequel est communiqué à tout exposant qui en fait la demande.
Toutefois, en cas de modification de l’environnement économique, fiscal et/ou social entraînant une hausse significative du coût supporté par l’Organisateur dans le cadre du Salon, celui-ci se réserve expressément le droit de répercuter ce surcoût sur les prix des prestations. L’Organisateur adressera dans ce cas une facture complémentaire à l’Exposant, qui devra s’en acquitter à réception.
Le tarif early bird est applicable à toute réservation finalisée avant le 15 juin 2021 23h59 CET.

Article 7. TVA

La TVA est non applicable, l’Organisateur en tant qu’Association de loi 1901 est non assujettie à la TVA – Art.293B Code des impôts.

Article 8. Modalités de paiement 

L’Exposant est tenu de payer à la commande l’intégralité du prix des prestations commandées, par chèque ou par virement bancaire et au plus tard le 1er septembre 2021.

Tout défaut de paiement total ou partiel d’une somme due à son échéance rendra exigibles de plein droit des pénalités de retard à un taux égal à 3 fois le taux d’intérêt légal en vigueur, conformément à l’article L.441-6 du Code de commerce.

V. CONDITIONS MATÉRIELLES

Article 9. Emplacement des stands

L’Organisateur établit le plan du Salon. Il procède à la répartition des stands en tenant compte, dans toute la mesure du possible, de l’ordre des inscriptions en ligne, des packages sélectionnés, des désirs exprimés par les exposants.  L’emplacement du stand attribué à  l’Exposant lui est communiqué à titre purement indicatif au moyen d’un plan. L’Organisateur se réserve donc le droit, en cas de nécessité, de changer l’emplacement d’un stand pour répondre aux impératifs de sécurité, à la bonne circulation des visiteurs, au contexte concurrentiel des exposants ou tout autre motif dicté par la nécessité du bon déroulement du Salon. Toute réclamation concernant l’emplacement d’un stand doit être notifiée par écrit à l’Organisateur sous huit jours. Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être prise en compte.

Article 10. Aménagement et décoration des stands

L’aménagement des stands est effectué selon le plan général établi par l’Organisateur. Tout aménagement particulier doit être autorisé préalablement et par écrit par l’Organisateur et doit être effectué dans le strict respect des prescriptions du dossier technique. Nonobstant ce qui précède, l’Organisateur se réserve expressément le droit de faire modifier ou supprimer les aménagements qui nuiraient à l’aspect général du Salon ou à la circulation du public, qui gêneraient les exposants voisins ou qui ne seraient pas conformes au plan et à la maquette qui lui auront été préalablement soumis, et ce aux frais exclusifs de l’Exposant concerné.

La décoration particulière des stands est effectuée par les exposants sous leur responsabilité exclusive. Elle doit respecter les règlements de sécurité édictés par les pouvoirs publics ainsi que le plan général de décoration et la signalétique arrêtés par l’Organisateur. L’emploi de tout procédé sonore, lumineux ou audiovisuel est interdit, sauf autorisation préalable et écrite de l’Organisateur.

Article 11. Montage et démontage

L’Organisateur détermine les périodes de montage et de démontage des stands.
 Avant le début de la période de montage, aucun matériel ne pourra être introduit dans l’enceinte du Salon et les colis ne pourront être reçus que dans la période de livraison communiquée par l’Organisateur.

Pendant la période de montage, le matériel pourra être introduit librement dans l’enceinte du Salon sous la responsabilité exclusive de l’Exposant.

L’Organisateur peut faire procéder, aux frais et aux risques exclusifs de l’Exposant, aux opérations de démontage, d’enlèvement et de remise en ordre qui n’auront pas été réalisées par l’Exposant dans les délais fixés.

Article 12. Nettoyage, entretien

L’entretien des allées, des escaliers et des stands est assuré chaque jour par l’Organisateur.

Article 13. Cession – Sous-location

Sont interdits, sous peine d’annulation de la réservation et exclusion immédiate du Salon, sans indemnité ni remboursement des sommes versées ou à verser : L’hébergement sur le stand de l’Exposant officiel de toute société ou personne représentant une enseigne autre que la sienne. Il est donc interdit d’avoir des sociétés coexposantes sur votre stand. L’hébergement “sauvage” d’un co-exposant est donc strictement interdit et l’Organisateur se garde le droit d’exclure l’accès du salon le contrevenant et de facturer 50 % du montant TTC de la somme engagée dans la location régulière du stand.

VI. TENUE DES STANDS PENDANT LE SALON

Article 14. Présence de l’Exposant

L’Exposant est tenu d’être représenté en permanence sur son stand par au moins une personne physique qualifiée, et ce pendant toute la durée du Salon.

Article 15. Présentation générale

L’Exposant est tenu de présenter sur son stand exclusivement des produits et/ou services en rapport direct avec l’objet du Salon. Les précautions nécessaires doivent être prises par l’Exposant pour que le public et les exposants voisins ne puissent être gênés par les appareils en démonstration sur le stand mis à sa disposition. La tenue des stands doit être impeccable. Les emballages en vrac, les objets ne servant pas à la présentation du stand, le vestiaire du personnel doivent être mis à l’abri des regards des visiteurs. Les exposants ne doivent pas dégarnir, même partiellement, leur stand avant le début de la période de démontage.

Article 16. Manifestations diverses

Il est strictement interdit, sauf autorisation préalable et écrite de l’Organisateur:

D’organiser une quelconque manifestation pendant les heures d’ouverture du Salon, notamment spectacle, attraction, opération promotionnelle, animation, sondage ou enquête d’opinion, cocktails, réunions de groupe, conférences de presse, etc.
De vendre des échantillons ou des objets fabriqués en cours de démonstration.
D’interpeller les visiteurs, d’effectuer une démonstration et/ou de distribuer des prospectus en dehors de son stand, y compris aux abords du lieu d’exposition.
De procéder à des prises de vues et/ou de sons.

VII. COMMUNICATION

Article 17. L’Exposant concède à l’Organisateur le droit de reproduire et représenter sur les supports de communication du Salon ses signes distinctifs (dénomination ou raison sociale, nom commercial, marque, logo, etc.).

Article 18. L’Exposant est tenu de fournir à l’Organisateur les informations requises dans les délais prescrits pour leur intégration dans les supports de communication du Salon. Toute information transmise hors délai ne pourra être prise en compte. L’Organisateur se réserve expressément le droit d’accepter ou de refuser toute communication contraire à l’objet et/ou à l’esprit du Salon.

Article 19. La responsabilité de l’Organisateur ne saurait être engagée en cas d’erreur de reproduction, de composition ou autres affectant les supports de communication du Salon.

VIII. SÉCURITÉ

Article 20. Accès 
Des badges d’entrée permettant l’accès au Salon sont remis aux exposants dans les conditions définies dans le dossier technique.

Article 21. Sécurité L’Exposant doit prendre connaissance du Règlement de Sécurité dans le Guide technique adopté pour les besoins du Salon, qui lui est transmis avant le début de la période de montage. L’Exposant est tenu de respecter strictement les dispositions du Règlement de Sécurité, les mesures de sécurité imposées par les autorités administratives ainsi que celles adoptées à tout moment par l’Organisateur. l’Exposant doit être présent sur son stand lors de la visite du chargé de sécurité qui a lieu avant l’ouverture du Salon au public.

Article 22 Surveillance 
La surveillance générale du Salon est assurée sous le contrôle de l’Organisateur.

En dehors des périodes de montage et de démontage, toute entrée ou sortie de matériel, quel qu’il soit, est interdite. 
Le personnel chargé de la surveillance est habilité à effectuer des contrôles à l’entrée et à la sortie du lieu d’exposition.

L’Exposant demeure exclusivement responsable de la surveillance du stand mis à sa disposition, notamment de tout matériel qui s’y trouve, y compris le matériel loué. L’Organisateur décline expressément toute responsabilité en cas de perte ou de dégradation du dit matériel. L’Exposant peut toutefois demander à l’Organisateur, à l’exclusion de tout tiers, un gardiennage permanent de son stand à ses frais.

IX. ASSURANCE

Article 23. Assurance de l’Organisateur

Une assurance est souscrite par l’Organisateur pendant toute la durée du Salon et pour des sommes suffisantes, contre les dommages corporels, matériels et immatériels de tous ordres qu’il est susceptible d’occasionner de son fait ou du fait des personnes dont il répond. Un exemplaire de la police d’assurances est consultable auprès de l’Organisateur sur simple demande.

Article 24. Assurance des exposants

L’assurance de l’Exposant est obligatoire. L’Exposant devra faire assurer l’ensemble de ses matériels et installations. L’Organisateur dégage toute responsabilité en cas de dommage ou de vol des biens des exposants dans les lieux d’exposition.

X. ANNULATION DU SALON, RESPONSABILITÉ, RÉSILIATION

Article 25. Annulation du Salon

En cas d’annulation du Salon pour plus d’un tiers de sa durée et pour des raisons impératives indépendantes de la volonté de l’Organisateur :

à J-60 ou avant , 25% du montant total de la commande sera facturé à l’Exposant;
de J-59 à J-30, 50% du montant total de la commande sera facturé à l’Exposant;
de J-29 à J-1, 75% du montant total de la commande sera facturé à l’Exposant.
En cas d’annulation du Salon n’excédant pas un tiers de sa durée et pour des raisons indépendantes de la volonté de l’Organisateur,  l’Exposant ne pourra prétendre à aucun remboursement ni indemnité.

Article 26. Limitation de responsabilité

L’Exposant est exclusivement responsable du respect de la réglementation applicable à son activité et aux produits et services qu’il commercialise (notamment au regard de toutes formalités douanières requises), de ses offres commerciales, ainsi que de l’exactitude de toute information transmise à l’Organisateur, notamment pour les besoins des supports de communication du Salon. Il garantit en conséquence l’Organisateur contre les conséquences de tous recours ou réclamations à ces égards.

La responsabilité prouvée de l’Organisateur est expressément limitée à la réparation des dommages matériels directs, à l’exclusion de tous dommages immatériels et/ou indirects, tels que, notamment et sans limitation, perte de chiffre d’affaires, perte d’exploitation, préjudice commercial ou d’image, etc., sous réserve de toute disposition légale ou réglementaire impérative. En outre et dans tous les cas où la loi permet une telle limitation, la responsabilité globale de l’Organisateur dans le cadre de la mise à la disposition d’un stand et/ou de la vente d’actions de sponsoring est expressément limitée aux sommes effectivement versées par l’Exposant à ce titre.

Article 27. Résiliation

Tout manquement par l’Exposant à l’une quelconque de ses obligations au titre des présentes conditions générales et/ou des bons de réservation entraînera de plein droit et sans mise en demeure préalable la résiliation immédiate des prestations commandées et l’exclusion de l’Exposant du Salon. Dans ce cas, l’Exposant ne pourra prétendre à aucun remboursement et sera redevable de plein droit à l’égard de l’Organisateur d’une indemnité égale à 25% du prix du stand mis à sa disposition, à titre de clause pénale, nonobstant l’attribution du dit stand à un autre exposant.

XI. LOI APPLICABLE, ATTRIBUTION DE JURIDICTION

Article 28. La loi applicable à la mise à disposition d’un stand et/ ou à la vente d’actions de sponsoring dans le cadre du Salon est la loi française.
 En cas de litige, les tribunaux de Paris sont seuls compétents.