Agent de bibliothèque en charge de la qualité de l’accueil en BU Sciences et du Prêt entre bibliothèques (Sciences et Santé) – Université de Montpellier

Missions

Mission 1 : Elaborer le planning de service public et gérer les emplois étudiants pour la BU Sciences (40% de l’ETP)
Hiérachiquement rattachée au service des Services aux publics, la mission consiste à élaborer chaque semaine le planning d’affectation des agents de la BU Sciences (personnels de bibliothèques et emplois étudiants) aux postes d’accueil des publics, et à être l’interlocuteur principal des emplois étudiants pour l’organisation de leur travail (planning, suivi des opérations réalisées).
Mission 2 : Gérer le PEB (fonctions demandeur et fournisseur) de la BU Sciences et des BU Santé de Montpellier (30% de l’ETP)
Fonctionnellement rattachée au service des services au public, la mission a pour objectif de traiter les demandes de fourniture de documents des usagers de l’Université de Montpellier (fonction demandeur) et des établissements partenaires (fonctions fournisseur) pour les disciplines de Sciences et Santé. Elle s’effectue en binôme avec un autre agent magasinier.
Mission 3 : Accueillir, renseigner, orienter les usagers et les accompagner dans l’accès et l’utilisation des ressources et services sur place et à distance (30% de l’ETP)
La mission consiste, au sein de la BU Sciences, à accueillir, renseigner, orienter les usagers et à les accompagner dans l’accès et l’utilisation des ressources et services sur place et à distance.
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ACTIVITES
ission 1 : Elaborer le planning de service public et gérer les emplois étudiants pour la BU Sciences (40%)
– Élaborer le planning de service public par déclinaison hebdomadaire du planning de base
– Gérer les 16 emplois étudiants de la BU Sciences : participer au recrutement, suivre les activités courantes, établir les relevés d’heures et assurer une bonne transmission des informations et procédures
– Participer à des groupes de travail ou de projets en fonction des besoins du service
Mission 2 : Gérer le PEB (fonctions demandeur et fournisseur) de la BU Sciences et des BU Santé de Montpellier (30% de l’ETP)Sous l’autorité fonctionnelle des cadres du service :
– Traiter les demandes de PEB adressées à la BU Sciences et aux BU de Santé de Montpellier selon une organisation en binôme permettant la continuité de service au fil de la semaine. Pour les fonctions fournisseur et demandeur, de la réception à la fourniture des documents, en lien avec les relais « circulation » dans les BU du SCD : analyser les demandes, vérifier que la référence n’est pas dans le catalogue de l’UM, identifier la bibliothèque fournisseuse, exprimer la demande et en effectuer le suivi dans les outils dédiés jusqu’à la mise à disposition de l’usager puis (en cas de prêt physique) le retour à la bibliothèque prêteuse
Mission 1 : Elaborer le planning de service public et gérer les emplois étudiants pour la BU Sciences (40%)
– Élaborer le planning de service public par déclinaison hebdomadaire du planning de base
– Gérer les 16 emplois étudiants de la BU Sciences : participer au recrutement, suivre les activités courantes, établir les relevés d’heures et assurer une bonne transmission des informations et procédures
– Participer à des groupes de travail ou de projets en fonction des besoins du service
Mission 2 : Gérer le PEB (fonctions demandeur et fournisseur) de la BU Sciences et des BU Santé de Montpellier (30% de l’ETP)Sous l’autorité fonctionnelle des cadres du service :
– Traiter les demandes de PEB adressées à la BU Sciences et aux BU de Santé de Montpellier selon une organisation en binôme permettant la continuité de service au fil de la semaine. Pour les fonctions fournisseur et demandeur, de la réception à la fourniture des documents, en lien avec les relais « circulation » dans les BU du SCD : analyser les demandes, vérifier que la référence n’est pas dans le catalogue de l’UM, identifier la bibliothèque fournisseuse, exprimer la demande et en effectuer le suivi dans les outils dédiés jusqu’à la mise à disposition de l’usager puis (en cas de prêt physique) le retour à la bibliothèque prêteuse
– Assurer le traitement administratif et mener le suivi financier en lien avec le secrétariat d’appui au dispositif du PEB
– Alimenter le fichier de suivi de l’activité 
– Partager les données qualitatives avec le service Collections (suggestions d’acquisition, qualité du signalement Alma-Primo / Sudoc)
– Participer à des groupes de travail ou de projets en fonction des besoins du service 
Mission 3 : Accueillir, renseigner, orienter les usagers et les accompagner dans l’accès et l’utilisation des ressources et services sur place et à distance (30%)
• – Accueillir, renseigner, informer et orienter le public
– Permettre aux publics de consulter les documents et d’utiliser les services sur place, à domicile ou à distance
– Contribuer à la qualité de l’accueil et du travail en bibliothèque pour les usagers
– Contribuer à la démarche d’amélioration en continu de l’accueil
– Participer, si besoin, à des visites ou présentations de la BU ou du réseau documentaire, des ressources ou services des BU (lycéens, JPO, invités, JANE, Journée des nouveaux arrivants …)
– Être référent « fréquentation » pour la BU Sciences

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Compétences attendues
Savoir
• Connaître les règles d’emploi des emplois étudiants
• Connaître les règles de sécurité applicables aux bâtiments publics
• Maîtriser la recherche de documents dans les grands catalogues français et étrangers 
• Savoir écouter les interlocuteurs et analyser leurs demandes  Savoir-faire
Savoir-faire
• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l’activité ;
• Faire appliquer les règles de sécurité et le règlement intérieur
• Etablir un planning de service public avec tout outil de planification pour le service public choisi par le SCD
• Mener des entretiens de recrutement (emplois étudiants)
• Maîtriser les interfaces de gestion du PEB (Alma, Supeb) et de facturation (Esup-pay)
Savoir-être
• Avoir le sens de l’accueil et du service public
• Savoir gérer les priorités, faire preuve de réactivité
• Savoir s’adapter
• Savoir partager l’information
• Avoir le goût du travail en équipe
• Savoir rendre compte
• Être rigoureux dans l’application des procédures