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Covid-19: situation, France – actions des BU – academic libraries response – 27 mars 2020

Face au Covid-19, la France est en confinement depuis le 17 mars 2020. Cette situation perturbe notre vie quotidienne : étudiants, enseignants, chercheurs, personnel administratif, personnel informatique, bibliothécaires. Nous devons tous faire face à cette injonction de continuité de l’activité, et gérer en même temps notre propre vie personnelle. Retrouvez les grands épisodes de la situation, du point de vue des bibliothécaires académiques (bibliothèques universitaire et de recherche), en CC-BY.
Facing Covid-19, France is under confinement since March 17, 2020. The situation disrupts our daily lives: students, teachers, researchers, administration staff, IT staff, librarian. We all have to deal with this injunction of continuity and manage our own personal lives. Let’s play the episodes from academic librarians point of view, all CC-BY.

Auteurs / Authors : Cécile Swiatek, Gaëlenn Gouret.
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27 mars 2020 – Le confinement est prolongé, les appels à ouvrir les accès à la documentation électronique se multiplient.

Les mesures officielles

Le Premier ministre annonce le renouvellement du confinement pour lutter contre le coronavirus : deux semaines supplémentaires, soit jusqu’au mercredi 15 avril 2020. Le confinement pourra encore être prolongé si la situation sanitaire l’exige.

Focus RH

Congés

Une note sur les congés des agents publics émane de la Direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP, qui a mission de concevoir et de mettre en place une politique d’ensemble de la fonction publique, en particulier dans le domaine des ressources humaines). Elle est relayée par le département Département de l’information scientifique et technique et du réseau documentaire du ministère de l’enseignement supérieur (DISTRD) aux directeurs de bibliothèque. Les établissements procèdent à un recensement précis des situations des personnels : télétravail, autorisation spéciale d’absence (ASA) pour garde d’enfants, arrêt de maladie.

Carrières

Côté progression de carrière, les calendriers des instances ont été bousculés, et sur adbu-forum, les directeurs échangent : dans les établissements où les Commissions Paritaires d’Etablissement (CPE) n’ont pas pu se tenir avant le confinement, certains les reportent, d’autres les organisent à distance, comme cela est rendu possible par l’ordonnance n° 2020-347 du 27 mars (NOR: CPAX2008185R ; https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2020/3/27/CPAX2008185R/jo/texte).

Possibilité de prolongation de certains mandats de Présidents des universités

Les mandats des présidents des universités, pour ceux qui devaient être soumis au vote entre le confinement et fin juillet, peuvent être prolongés jusqu’à la tenue d’élections, pour un changement de présidence au plus tard en janvier 2021.

Calendriers des examens et concours

Le calendrier des concours des bibliothèques d’Etat est modifié : report de la parution des résultats d’admissibilité (bibliothécaire et bibliothécaire assistant spécialisé), report des épreuves d’admissibilité (conservateur des bibliothèques).

L’ordonnance n° 2020-351 du 27 mars 2020 relative à l’organisation des examens et concours pendant la crise sanitaire née de l’épidémie de covid-19 (NOR: ESRX2008176R ; https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2020/3/27/ESRX2008176R/jo/texte) laisse la possibilité de réorganiser les calendriers et certaines modalités d’épreuves. Une limitation forte réside dans la difficulté à assurer que les réunions et délibérations se tiennent avec des moyens de télécommunication permettant l’identification des membres du jury, et garantissent d’une part leur participation effective, d’autre part la confidentialité des débats.

Ouverture des publications scientifiques

La voie politique

La question remonte par la voie politique à l’Assemblée nationale (posée le 27 mars, publiée au JO du 31 mars 2020), de même que d’autres questions liées à la situation actuelle : numérisation des documents, accès aux documents imprimés à des fins de recherche, dates de rendu des travaux universitaires, conditions de vie des étudiants, etc.

Diffusion et relais de l’appel aux éditeurs

L’ADBU assure une veille active sur ces initiatives partenaires, et continue son action d’advocacy auprès des autorités publiques.

L’appel ICOLC aux éditeurs que la France a signé, repris et adapté est relayé:

Poursuite des ouvertures et recensements d’accès aux ressources électroniques

Les ressources électroniques s’ouvrent de plus en plus, qu’il s’agisse de ressources en Open Access, ou de ressources sous licence fournies par des éditeurs académiques. A titre d’exemple, si l’on regarde le recensement minutieux que l’Université de Bretagne Occidentale effectue pour un public étudiant et chercheur multidisciplinaire http://ubodoc.univ-brest.fr/covid-19/, on constate qu’un certain nombre d’accès sont néanmoins soumis à abonnement et que les efforts consentis par les éditeurs restent alors réservés aux institutions clientes.

Lecture publique électronique : le réseau Carel interpelle PNB pour assouplir les règles et élargir les accès

Côté lecture publique, les bibliothèques françaises constatent depuis le début du confinement une forte augmentation de la demande de livres numériques par les usagers.
Carel, le réseau associatif de Coopération pour l’Accès aux Ressources numériques en bibliothèques de lecture publique, appelle les éditeurs de Prêt numérique en bibliothèque (PNB) à assouplir les règles et modalités d’accès aux prêts numériques sur tablette, notamment en termes de nombre d’accès simultanés .

 

March 27th 2020 – Confinement is extended, calls to open access to electronic documentation multiply.

Official measures

The Prime Minister renews containment measures until Wednesday 15 April 2020. The containment may be extended if the health situation so requires.

HR Focus

Leave management

A note on public servants’ leave comes from the Directorate General of Administration and Public Service (DGAFP, which is responsible for designing and implementing a comprehensive public service policy, particularly in the area of human resources). It is relayed by the Department of Scientific and Technical Information and Documentary Network of the Ministry of Higher Education (DISTRD) to library directors. The institutions carry out a precise inventory of staff situations: teleworking, special leave of absence (Autorisation spéciale d’absence, ASA) for childcare, sick leave.

Careers

In terms of career progression, calendars have been pushed back. On the ADBU discussion list, directors are exchanging since in some institutions, the official meetings could not be held before confinement: some postpone them, others organise them at a distance, as is made possible by Order No. 2020-347 of 27 March (NOR: CPAX2008185R; https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2020/3/27/CPAX2008185R/jo/texte).

Possibility to extend some university presidents terms

The terms of office of university presidents, for those who had to be voted on between confinement and the end of July, may be extended until elections are held no later than January 2021.

Examination and competition schedules

The schedule of library careers national competitions has been modified: postponement of tests, and /or postponement of the publication of results.

Order No. 2020-351 of 27 March 2020 relating to the organisation of examinations and competitive examinations during the health crisis caused by the covid-19 epidemic (NOR: ESRX2008176R; https://www.legifrance.gouv.fr/eli/ordonnance/2020/3/27/ESRX2008176R/jo/texte) leaves open the possibility of reorganising the schedules and certain examination procedures. A major limitation is the difficulty in ensuring that meetings and deliberations are held using telecommunications means that allow the identification of the members of the Jury and guarantee their effective participation and the confidentiality of the debates.

Opening of scientific publications

The political route

The question was submitted to the National Assembly (on 27 March, published in the Official Journal of 31 March 2020), along with other issues related to the current situation: digitisation of documents, access to printed documents for research purposes, dates of return of academic work, living conditions of students, etc. The question was submitted to the National Assembly on 27 March, published in the OJ of 31 March 2020.

Dissemination and relaying of the call to publishers

The ADBU actively monitors these partner initiatives and continues its advocacy work with public authorities.

The ICOLC call to publishers that France has signed, taken up and adapted is relayed:

Continuing to open up and identify access to electronic resources

Electronic resources are becoming more and more open, whether they are Open Access resources, or licensed resources provided by academic publishers. As an example, if we look at the meticulous census that the Université de Bretagne occidentale carried out for a multidisciplinary student and research audience http://ubodoc.univ-brest.fr/covid-19/, we can see that a certain number of accesses are nevertheless subject to subscription and that the efforts made by the publishers then remain reserved for the client institutions.

Electronic public reading: the Carel network calls on PNB to ease the rules and broaden access

As far as public reading is concerned, French libraries have noticed a strong increase in the demand for digital books by users since the beginning of containment.
Carel, the associative network of Cooperation for Access to Digital Resources in Public Reading Libraries, calls on Prêt numérique en bibliothèques (PNB), in charge of digital library loans in public libraries, to relax the rules and modalities of access to digital tablet loans, particularly in terms of the number of simultaneous accesses.

 

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