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Covid-19: situation, France – actions des BU – academic libraries response – 24 mars 2020

Face au Covid-19, la France est en confinement depuis le 17 mars 2020. Cette situation perturbe notre vie quotidienne : étudiants, enseignants, chercheurs, personnel administratif, personnel informatique, bibliothécaires. Nous devons tous faire face à cette injonction de continuité de l’activité, et gérer en même temps notre propre vie personnelle. Retrouvez les grands épisodes de la situation, du point de vue des bibliothécaires académiques (bibliothèques universitaire et de recherche), en CC-BY.
Facing Covid-19, France is under confinement since March 17, 2020. The situation disrupts our daily lives: students, teachers, researchers, administration staff, IT staff, librarian. We all have to deal with this injunction of continuity and manage our own personal lives. Let’s play the episodes from academic librarians point of view, all CC-BY.

Auteurs / Authors : Cécile Swiatek, Gaëlenn Gouret.
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24 mars 2020 – État d’urgence sanitaire.

Les mesures officielles

Le texte instaurant l’état d’urgence sanitaire en France pour lutter contre la propagation du Covid-19 est publié au Journal officiel (JORF) n°0072 du 24 mars 2020 : LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 (1) (NOR : PRMX2007883L ; ELI : https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2020/3/23/2020-290/jo/texte).

Le Ministère de l’ESRI publie des informations sur le réaménagement du calendrier des concours et des examens nationaux prévus au printemps 2020. Les priorités ? Préserver la santé des étudiants tout en garantissant l’égalité de traitement de l’ensemble des candidats. Les nouvelles dates ne sont pas encore fixées, mais aucun examen ou concours national ne pourra se tenir avant, au plus tôt, la fin du mois de mai. Certaines modalités devront être adaptées (par exemple, examen des dossiers à la place des épreuves écrites).

Le MESRI adresse aux établissements des instructions complémentaires sur la continuité pédagogique

Plan de continuité pédagogique

La Directrice Générale de l’Enseignement Supérieur et de l’Insertion Professionnelle au Ministère de l’ESRI, Anne-Sophie Barthez, adresse par email aux présidents d’universités et directeurs d’établissements différentes informations, dont des fiches destinées à accompagner le déploiement des plans de continuité pédagogique. Ce message est retransmis aux directeurs de BU par Odile Contat, Cheffe du département de l’information scientifique et technique et réseau documentaire (DISTRD).

L’appui des BU à la continuité pédagogique

La fiche intitulée “Les ressources documentaires en ligne et à distance” reprend dans ses propositions des initiatives qui ont fleuri dans les services documentaires des établissements : prolongation des prêts, facilitation de l’accès aux ressources électroniques, développement des services à distance, information des usagers, et rappelle que les BU “sont une ressource essentielle, dans les circonstances actuelles, à la continuité pédagogique et doivent être à ce titre inscrites et visibles dans les PCA des établissements” [PCA : Plans de continuité d’activité]. Pour le Ministère, “les défis de la continuité documentaire en ligne seront la mise à jour des informations, le suivi des besoins des usagers et l’intégration dans la continuité pédagogique.”

RGPD

À l’heure où les outils de travail et de communication se développent sur Internet, le RGPD revient au centre des préoccupations. Le Ministère communique auprès des établissements sur les outils à privilégier pour le télétravail, les réunions distantes et l’activité pédagogique :

Soutien des BU à la communauté universitaire

Améliorer l’accès à la documentation

Afin de faire face aux besoins d’accès à la documentation académique pendant la durée du confinement, les bibliothèques s’assurent de proposer à leurs publics respectifs un accès fluide et aisé aux ressources électroniques. Les éditeurs sont de plus en plus nombreux à ouvrir des accès exceptionnellement larges, que ce soit en termes de périmètre, de nombre de ressources, de nombre d’accès simultanés, ou d’autorisations de téléchargement.
Les bibliothécaires en charge des ressources électroniques, avec l’appui des services de formation des usagers et de communication, se font l’écho de ces possibilités auprès des publics.
L’un des premiers établissements documentaires à avoir communiqué sur ce sujet est la BULAC https://www.bulac.fr/fermeture-accompagnementa-distance/la-bulac-a-distance/.

Accompagner les vacataires étudiants

Un sujet majeur de préoccupation est la situation précaire des vacataires étudiants (“moniteurs”). La vacation est en effet rémunérée sur la base des heures de travail attribuées et constatées (“heure faite, heure due”) : les locaux étant fermés, ces vacations ne peuvent généralement plus s’effectuer car elles consistent en grande majorité à ranger des documents, renseigner le public, aider aux formations. C’est donc une perte de revenu potentiellement immédiate et sèche pour ces étudiants qui se trouvent parfois dans des situations précaires. La consigne du Ministère étant de les traiter “avec la plus grande bienveillance”, les bibliothèques étudient différentes pistes pour permettre de maintenir une activité distante fructueuse de la part de ces étudiants lorsque les termes des décisions de vacations le permettent.

L’ADBU poursuit son action d’advocacy

L’ADBU à la société

L’appel est largement envoyé aux médias et aux journalistes, et les réseaux sociaux aident à tenir les citoyens informés.

L’ADBU et le Ministère

L’ADBU ouvre un accès à adbu-forum aux responsables du DISTRD (Département de l’information scientifique et technique et du réseau documentaire) pour la durée de la situation de crise. Les messages adressés par le Ministère aux directeurs sont relayés sur le forum par l’ADBU et sur certaines listes thématiques gérées par les commissions de l’ADBU pour toucher un nombre élevé de collègues, qui disséminent à leur tour l’information dans leurs équipes et réseaux. Par exemple, les formateurs aux compétences informationnelles en BU reçoivent les informations liées à la continuité pédagogique ou aux aménagements de calendriers des examens et concours.

 

March 24th 2020 – State of health emergency.

Official measures

The text establishing a state of public health emergency in France to combat the spread of Covid-19 is issued in the Official Journal of the French Republic (JORF) n°0072 of 24 March 2020: LAW n° 2020-290 of 23 March 2020 of emergency to deal with the covid-19 epidemic (1) (NOR: PRMX2007883L; ELI: https://www.legifrance.gouv.fr/eli/loi/2020/3/23/2020-290/jo/texte).

The Ministry for Higher Education and Research publishes information on the rescheduling of the national competitions and examinations scheduled for spring 2020. What are the priorities? Students health, and the right to equal treatment for all candidates. There will be no national exams nor competitions before the end of May at the earliest. Arrangements will be put into place, e.g. electronic files instead of written tests.

The Ministry of Higher Education and Research is sending additional instructions to universities on pedagogical continuity

Pedagogical continuity plan

The Director General of Higher Education and Students employability at the Ministry, Anne-Sophie Barthez, sends by email to university presidents and HER institutions directors various information, including sheets to accompany the deployment of pedagogical continuity plans. This message is forwarded to library directors by Odile Contat, Head of the Department of Scientific and Technical Information and Documentary Network (DISTRD).

Academic libraries and pedagogical continuity

The « eResources access document » includes in its proposals initiatives that have flourished in the academic libraries services: extension of loans, facilitation of access to electronic resources, development of remote services, information for users, and recalls that the academic libraries « are an essential resource, in the current circumstances, for pedagogical continuity and must therefore be included and visible in the BCPs of the institutions » [BCPs: Business Continuity Plans].

For the Ministry, « the challenges of online documentary continuity will be updating information, monitoring user needs and integration with pedagogical continuity”.

GDPR

Work and communication tools are flourishing on the web : GDPR comes back at the centre of concerns. Minister for Higher Education communicates with institutions on the tools to be used for telework, remote meetings and educational activities:

Library support to the academic community

Improving access to documentation

In order to meet the need for access to academic literature during the period of confinement, libraries ensure that they provide their respective audiences with fluid and easy access to electronic resources. More and more publishers are opening up exceptionally wide access, whether in terms of scope, number of resources, number of simultaneous accesses, download authorisations, etc.
Librarians in charge of electronic resources, with the support of user training and communication services, are making these possibilities known to the public.
One of the first libraries to communicate on this subject is the BULAC https://www.bulac.fr/fermeture-accompagnementa-distance/la-bulac-a-distance/.

Supporting students’ jobs

A major area of concern is the precarious situation of the student contract workers. As the libraries premises are closed, these shifts can generally no longer be carried out because they consist mainly of storing documents, informing the public and assisting in training courses. It is therefore a potentially immediate and dry loss of income for these students who sometimes find themselves in precarious situations. As the Ministry’s instruction is to treat them « with the utmost benevolence », the libraries are studying various avenues to enable them to maintain a fruitful distant activity on the part of these students when the terms of the vacancy decisions allow it.

ADBU continues its advocacy work

ADBU to society

The Call is widely sent to media and journalists, and social networks help keeping citizens informed.

The ADBU and the Ministry

The ADBU opens a temporary access to adbu-forum to the heads of the DISTRD (Department of Scientific and Technical Information and Documentary Network) for the duration of the crisis situation.
Messages addressed by the Ministry to the directors are relayed on the forum by ADBU and on certain thematic lists managed by the ADBU Committees, in order to reach a large number of colleagues, who in turn disseminate the information to their teams and networks. For example, librarians that are information literacy trainers receive information related to pedagogical continuity or to adjustments to examination and competition calendars on their specific ADBU discussion list.

 

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