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Covid-19: situation, France – actions des BU – academic libraries response – 17 mars 2020

Face au Covid-19, la France est en confinement depuis le 17 mars 2020. Cette situation perturbe notre vie quotidienne : étudiants, enseignants, chercheurs, personnel administratif, personnel informatique, bibliothécaires. Nous devons tous faire face à cette injonction de continuité de l’activité, et gérer en même temps notre propre vie personnelle. Retrouvez les grands épisodes de la situation, du point de vue des bibliothécaires académiques (bibliothèques universitaire et de recherche), en CC-BY.
Facing Covid-19, France is under confinement since March 17, 2020. The situation disrupts our daily lives: students, teachers, researchers, administration staff, IT staff, librarian. We all have to deal with this injunction of continuity and manage our own personal lives. Let’s play the episodes from academic librarians point of view, all CC-BY.

Auteurs / Authors : Cécile Swiatek, Gaëlenn Gouret.
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17 mars 2020 – La France est confinée.

Mesures officielles : un confinement général est décrété

Le 16 mars, à 20h, le Président de la République annonce à la télévision le confinement général de la population française. Le confinement débute le 17 mars à midi.

Les BU organisent le télétravail

Les bibliothécaires qui ne sont pas en arrêt maladie ni en situation de garde d’enfant sont placés en situation de télétravail. Tout le monde doit rester chez soi, le versement des rémunérations est maintenu pour les fonctionnaires et les agents contractuels des établissements.

Organiser le télétravail

Dans les BU françaises, le télétravail n’est pas une pratique généralisée. La majorité des bibliothèques ne sont donc pas préparées à un télétravail massif. Dans certains services, les réflexions générales sur le télétravail émergent tout juste : cet appel général au télétravail soulève de nombreuses questions.

Durant les premiers jours du confinement, les équipes de direction des BU se concentrent sur les questions organisationnelles et logistiques : quelles équipes peuvent télétravailler ? quels sont les équipements disponibles pour le télétravail ? quelles priorités établir ? comment s’organiser ?
Les usagers sont au cœur des préoccupations : comment les bibliothèques peuvent-elles maintenir le lien à la fois avec les usagers et au sein-même de leurs équipes ? Tous types d’outils sont explorés : email, visioconférence, nouveaux outils de communication comme le chat, les réseaux sociaux, les classes virtuelles.

De nombreuses activités ne se prêtent pas au télétravail

Les opérations physiques ne peuvent pas être effectuées à distance : prêt/retour, stockage, préparation des documents, numérisation, conservation.
Toutes les activités impliquant des partenaires sont au point mort : les activités de prêt entre bibliothèques, les commandes de livres et les livraisons. Toute activité nécessitant un accès aux serveurs ou au VPN est soumise à autorisation : dans de nombreuses institutions, les bibliothécaires ne peuvent pas accéder à distance aux serveurs, car ils ne sont pas inclus dans les priorités des plans de continuité de l’activité.
Les bibliothèques se concentrent sur les activités de communication externe, mais profitent également de l’occasion pour avancer sur des projets internes, tels que le rapport d’activité, les questions de gestion des connaissances, les canaux de communication internes, etc.

Télétravailler en toute sécurité

Une majorité de bibliothécaires est sensible à l’utilisation d’outils libres et ouverts. Les bibliothécaires s’interrogent donc sur les outils à utiliser pour communiquer en interne et avec les usagers. Dans certains établissements, les questions relatives au RGPD peuvent susciter des discussions animées.
Les outils nationaux ont du mal à faire face à la montée en charge, en particulier les outils de visioconférence. Dans l’enseignement supérieur, RENATER (qui fait partie de l’association Géant et fournit des outils informatiques aux universités) se mobilise pour développer les capacités de ses plateformes de visioconférence ou pour compléter le dispositif. Une solution nationale appelée « EduVPN » a ainsi été lancée plus tôt que prévu, afin de faciliter la mise en place du télétravail.
Les services informatiques des universités prennent très au sérieux le risque accru de piratage, le télétravail non préparé pouvant conduire certains personnels à ignorer les « bonnes pratiques ». Des précautions de sécurité sont rappelées à la communauté universitaire.

Elan de solidarité : don de masques FFP2

Les bibliothécaires utilisent couramment des masques FFP2 pour se protéger des parasites lorsqu’ils travaillent sur des livres anciens ou sur des archives.
Le don de masques aux soignants et aux établissements de santé, comme l’ont fait la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg (BNUS) ou la Bibliothèque universitaire de Grenoble, se multiplie. Une discussion émerge sur la liste de diffusion des bibliothèques patrimoniales françaises, et les initiatives sont relayées sur les réseaux sociaux. D’autres bibliothèques, musées et archives rejoignent le mouvement #BibliothequesArchivesSolidaires.

Renforcement des accès aux ressources électroniques

18 mars : la Bibliothèque nationale de France (BnF) ouvre l’accès distant à son offre numérique, en rendant accessibles au public de nouvelles ressources pendant la durée du confinement, en particulier son site Retronews, habituellement soumis à abonnement.

 

March 17th 2020 – France is under lockdown.

Official measures : general lockdown is enacted

On March 16th, at 20:00 on television, the President of the Republic announces a general lockdown in France. The population containment starts March 17, at noon.

Academic libraries organise the use of teleworking

Librarians who are not on sick leave or taking care of young children are called upon to telework. Everyone must stay at home, payroll is guaranteed for civil servants and employees.

Organising telework

In French academic libraries, teleworking is not a common practice. Therefore, a majority of libraries are not prepared for widespread telework. In some services, general reflections on teleworking are just emerging: this call for general telework brings up many questions.

During the first days of containment, academic libraries management teams focus on organisational questions and logistics: what staff can telework? What are the available teleworking equipment and connexions? What priorities are to be set up? How should managers organise themselves?
Users are of course at the heart of the considerations: how can libraries maintain the link both with the users and within the teams? All tools are being used : e-mail, video-conferencing, new remote communication tools such as chat, social networks, open classrooms.

Many activities cannot be performed from home

Physical operations cannot be done by distance, as loan/return, storage, document preparation, digitisation, curation. All activities involving a partnership are at a standstill, such as inter institution lending activities, books orders and deliveries. Every action that requires access to servers or VPN is stopped whenever this access is limited: this happens in numerous institutions, where librarians cannot get remote access to the servers, as they are not included in the business continuity plans priorities.
Libraries thus focus on making progress with external communication activities, but also take the opportunity to make progress with internal projects such as activity report, knowledge management issues, internal communication channels, etc.

Questioning on secure teleworking

A majority of librarians are promoting the use of free and open tools. They are wondering which tools should be promoted for distant communication between university and library staff members, as well as with the public. RGPD issues bring lively discussions in some cases.
National tools are struggling to cope with the increase in load, in particular video conferencing tools. In higher education, RENATER (part of Géant Association), which provides IT tools to universities, is mobilizing to develop the capacities of its videoconferencing platforms or to complete the system. A national solution called “EduVPN” was launched earlier than anticipated in order to help teleworking implementation.

University IT departments are taking very seriously the increased risk of hacking. Unprepared telework can lead staff to ignore « good practices ». Safety precautions are being reminded by IT services to the university community.

Outpouring of solidarity: gift of FFP2 masks

Libraries currently use FFP2 masks to protect themselves from parasites when working on old books or with archive material. Masks donation to caregivers and health institution, such as the Strasbourg national and academic library (BNUS) and the University Library of Grenoble, gained momentum. A lively discussion takes place on the French library heritage discussion list and initiatives are being relayed on social networks. Other libraries, museums and archives join the movement #BibliothequesArchivesSolidaires.

Remote access to electronic resources is strengthened

March 18th : the French national Library (BnF) opens wide remote access to electronic resources and its digital offer, making new resources accessible to the public for the confinement duration, especially the BnF website otherwise subject to subscription, Retronews.

 

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