Contexte
L’École Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.
L’École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d’excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l’enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.
Au sein de la Bibliothèque Diderot de Lyon, le poste est positionné au sein du département Collections et rattaché hiérarchiquement à l’adjoint du département.
Le service des entrées est composé d’un agent permanent (responsable du service des entrées) avec l’apport fonctionnel de 4 agents d’autres département intervenant au sein du service (1 agent de catégorie B et 3 agents de catégorie C).
Dates clés
Date limite de candidature : 25/04/2024
Date de prise de poste : dès que possible
Candidature en ligne sur le site d’emplois de l’ENS : https://ens-lyon.softy.pro/offre/115695-responsable-du-service-des-entrees-h-f
Missions
Le / la responsable organise et gère les opérations du circuit des commandes qui relèvent de son service : l’envoi aux fournisseurs, le suivi et la réception des commandes de monographies, de cartes, de numéros de périodiques isolés et de DVD pour l’ensemble de la bibliothèque, ainsi que le début du traitement documentaire et matériel. Il / elle prend en charge les échanges avec les fournisseurs (réclamations, annulations de commande, suspension des livraisons, etc.), en lien avec l’ensemble des interlocuteurs concernés (chargés de collection, service financier). Il / elle organise le travail du service, contribue à la rédaction des procédures de travail et aux actions de formation, en lien avec le responsable adjoint du département.
ACTIVITES :
– Gestion du service des entrées :
Organiser le circuit et le traitement des commandes dans son service.
Être l’interlocuteur des fournisseurs ; à ce titre, leur communiquer les informations nécessaires à la gestion administrative et financière des commandes (envoi des n° de commandes, dates butoir d’envoi des factures en fin d’année…)
Encadrer fonctionnellement les agents qui prennent part aux activités du service : répartition des tâches dans le respect de la continuité du service, méthodologie de travail, définition des objectifs, animation des réunions de service, formation des nouveaux arrivants et mise à jour des procédures de travail.
Gérer le calendrier budgétaire pour son service, notamment sa clôture : contacts suivis avec les fournisseurs, gestion des délais, sollicitation des chargés de collections pour les annulations, etc.
Participer à la rédaction des documents pour les marchés publics de monographies et à l’analyse des offres
– Fonctions opérationnelles
Participer au regroupement des commandes manuelles et à l’extraction des commandes manuelles et automatiques.
Contribuer à la réception des commandes : vérification intellectuelle (conformité avec les bons de commande), matérielle et financière (différences de prix, non-conformité au marché) des documents réceptionnés, facturation dans le SIGB.
Procéder au début du traitement documentaire et matériel des documents reçus : localisation, exemplarisation et estampillage en fonction des spécifications.
Assurer le suivi de l’état des commandes (commandes en révision, retards de livraison, ouvrages épuisés) en relation avec les interlocuteurs concernés (fournisseurs, chargés de collections, service financier).
Traiter et suivre les problèmes complexes de commande (demandes d’avoir, retours d’ouvrages, réclamations, problèmes de facturation).
– Assistance au service concours
Venir en appui au service concours de l’ENS de Lyon pour la constitution de la bibliothèque de l’oral du concours d’entrée
– Indicateurs et statistiques
Seconder l’adjoint du département des collections dans la production annuelle des indicateurs liés aux entrées de documents.
– Braderie
Coordonner l’organisation de la braderie (revente des ouvrages pilonnés de la bibliothèque), en lien avec la direction du département.
– Accueil des publics
Accueillir le public et répondre à ses demandes sur place ou à distance.
Faire respecter le règlement de la bibliothèque.
Inscrire les utilisateurs et mettre à jour leurs données personnelles, enregistrer les transactions des documents, gérer les incidents techniques et les pénalités.
Communiquer les documents en accès indirect.
Activités associées :
Participer à la vie du département Collections
Rendre compte de l’activité de son service
Participer à l’établissement des procédures transverses au circuit du document