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Covid-19: situation, France – actions des BU – academic libraries response – 15 mars 2020

Face au Covid-19, la France est en confinement depuis le 17 mars 2020. Cette situation perturbe notre vie quotidienne : étudiants, enseignants, chercheurs, personnel administratif, personnel informatique, bibliothécaires. Nous devons tous faire face à cette injonction de continuité de l’activité, et gérer en même temps notre propre vie personnelle. Retrouvez les grands épisodes de la situation, du point de vue des bibliothécaires académiques (bibliothèques universitaire et de recherche), en CC-BY.
Facing Covid-19, France is under confinement since March 17, 2020. The situation disrupts our daily lives: students, teachers, researchers, administration staff, IT staff, librarian. We all have to deal with this injunction of continuity and manage our own personal lives. Let’s play the episodes from academic librarians point of view, all CC-BY.

Auteurs / Authors : Cécile Swiatek, Gaëlenn Gouret.
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English below

15 mars 2020 – Les BU prennent des mesures pour assurer la continuité de service ; le Président de l’ADBU adresse un courrier au Cabinet de la Ministre française de l’Enseignement supérieur.

L’ADBU s’adresse au Ministère et informe les directeurs et personnels des bibliothèques universitaires

L’ADBU s’adresse aux autorités publiques

La lettre du Président de l’ADBU, Marc Martinez, au Cabinet de la Ministre de l’ESRI, est reprise dans la newsletter de l’ADBU du 15 mars.

L’ADBU partage ses informations avec les équipes des BU

Des informations sont envoyées en temps réel aux établissements via la liste de discussion de l’ADBU. Les membres de l’ADBU, qui représentent environ 700 directeurs et cadres de bibliothèques universitaires, reçoivent des informations de première main. Les collègues non-membres sont contactés par des réseaux sociaux tels que Twitter (@ADBU_Officiel), et par le biais du site web de l’ADBU www.adbu.fr.

L’ADBU dispose d’une lettre d’information, ouverte à tous et rédigée en français : un numéro spécial est envoyé à ses 450 adhérents et diffusé sur le site de l’association, pour partager largement la Lettre envoyée au Cabinet du Ministère.

Les BU organisent leur continuité de service

De la fermeture au public… à la fermeture administrative

La majorité des présidents d’université prennent rapidement la décision de fermer au public l’ensemble des campus, y compris les bibliothèques. Certains prennent les devants, d’autres attendent les instructions officielles et émettent l’hypothèse d’une ouverture partielle des BU aux étudiants. Plusieurs établissements restent ainsi dans l’incertitude quelques heures ; les directeurs de BU expriment leur inquiétude aux autorités, car les BU sont des lieux fréquentés où le virus peut facilement se propager.

Spontanément, et durant tout le week-end, les directeurs de BU échangent sur la liste “ADBU-forum”, confrontant leurs arguments, comparant la situation de leurs établissements.

Tous les présidents d’université finissent par ordonner la fermeture complète des établissements, et activent les plans de continuité de l’activité, interdisant l’accès de tous aux campus, y compris, par mesure de précaution, des personnels – excepté pour certaines activités absolument indispensables. Les BU sont toutes fermées, les bibliothécaires sont invités à rester chez eux et à s’organiser dans l’optique du télétravail.

Du prêt illimité avant la fermeture

Dès l’annonce de la fermeture des universités au public à partir du 16 mars, de nombreuses BU mettent en place du prêt illimité sur les journées des 13 et 14 mars, afin que les étudiants puissent emprunter tous les documents dont ils ont besoin.

Les conditions de prêt sont adaptées (prêts exceptionnels autorisés, même pour des documents habituellement exclus du prêt, dates de retour prolongées, pénalités de retard supprimées). L’opération rencontre un large succès auprès des étudiants, qui empruntent massivement. Certaines BU commencent à réfléchir aux moyens qui pourraient leur permettre de continuer à fournir des documents imprimés aux étudiants et aux chercheurs pendant la période de fermeture, par exemple via un service de “drive”, ou via du prêt entre bibliothèques.

Dans les organismes de recherche, l’anticipation de la crise permet le maintien des services documentaires

Le 15 mars, le CNRS déclenche la mise en œuvre immédiate et complète de son plan de continuité de l’activité. Depuis plusieurs jours, une unité de crise au sein de l’INIST, le service de documentation du CNRS, avait anticipé la situation. Les plateformes documentaires, outils et services restent disponibles. Les services de veille bibliographique et de gestion des abonnements sont assurés par le personnel en télétravail.

 

March 15th 2020Academic libraries take measures to ensure service continuity, and ADBU President addresses a letter to the French HER Ministry Cabinet.

ADBU responds to the ministry, and keeps academic library directors and staff informed

ADBU to public authorities

Letter of the ADBU President, Mr Marc Martinez, to the French HER Ministry Cabinet : see the English version for the ADBU newsletter, March 15.

ADBU shares information with academic libraries staff

Information updates are sent to the academic libraries directors and executives through the ADBU discussion list. ADBU members, e.g. approx. 700 academic libraries directors and executives, receive first-hand information. Non-members colleagues are contacted by social network suchs as twitter (@ADBU_Officiel), and through the ADBU website www.adbu.fr.

ADBU has a newsletter, open to all and written in French : a special issue is sent to its 450 followers and replicated on the association website : the Letter to the HER Ministry Cabinet is broadly shared.

Academic libraries organise service continuity

From closure to the public… to administrative closure

A majority of university presidents take the decision to close all premises, including libraries, to the public. While some are taking the lead, others keep waiting for official instructions about closing partly or completely university libraries to the student public. Therefore, in some institutions, uncertainty is lasting for several hours. Academic library directors express their concern to the authorities, libraries being busy places where the virus can spread easily.

Spontaneously, and throughout the weekend, library directors exchange information, prepare their argumentation, and compare their situations via the ADBU members discussion list.

Eventually, closure is ordered by all university presidents, and business continuity plans are activated in all institutions, thus prohibiting access to the campuses to all people, staff included as a precautionary measure, except fundamental activities. University libraries are closed to all, staff members are asked to stay at home and get ready for telework.

Unlimited book loan to users before closing

As soon as it was announced that the universities would be closed to the public from March 16th, many academic libraries introduce unlimited loans to their users on March 13th and 14th. Students can borrow all documents they need in order to keep studying.
Document borrowing conditions are being adapted to meet students needs, and this is a huge success: exceptional loans are enabled, even for documents normally excluded from the lending service, extended return date, penalties removal. Documents are massively borrowed by students, and a large number of documents circulate.

Some libraries are investigating ways to provide printed documents to students and researchers during library closures, for example through a « drive » service, or by interlibrary loans.

Research organisations anticipated the crisis, documentary services are maintained

The CNRS, French National Centre for Scientific Research triggered the immediate and full implementation of all business continuity plans on March 15th. For several days, a crisis unit had been anticipating the situation for the CNRS documentation service, INIST. CNRS documentary platforms, tools and services remain operational for researchers. Bibliographic monitoring services and subscription management are maintained with the teleworking staff.

 

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