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Synthèse du groupe de travail PEB

A.D.B.U.

Groupe de travail « Prêt Inter Bibliothèques »

scd@ujf-grenoble.fr

PRESENTATION DE SOLUTIONS DE TRANSMISSION DES DOCUMENTS

JOURNEE DU 2 MAI 2002

Etaient présents à cette présentation à la Bibliothèque Cujas :

MC Achard (SCD St Etienne) – S. Bassinet (SCD Valenciennes) – M. Blondel (BIU Paris5) – C. Caillet (SCD Lyon2) – JP Brion (CNAM) – F. Cavalier (SCD Lyon1) – G. Cobolet (BIU Paris5) – P. Colomb (Cujas) – J. Colleoni (BU La Rochelle) – N. Darbon (SCD Toulouse3) M. Chardron (SCD Rennes1) M. Goubern (SCD UVSQ) – M. Guichard (SCD Le Mans) – JP Jacquet (SCD Limoges) – J. Kalfon (SCD Paris 5) – D. Locatelli (SCD Lyon1) – B. Martineau (SCD Paris 2) – A. Maximin (SCD Cujas) – B. Michel (SCD Caen) – C. Okret-Manville (MEN) – D. Perez (SCD Metz) – MF Rochard (SICD Grenoble1) – A. Rosolen (Paris 4) – G. Safavi (SCRD Paris 13) – B. Schlemmer (SCD Paris 13) – C. Touchelay (SCD Tours) – M. Surville (SCD Bordeaux1) – M. Yassa (SCD Bordeaux1)

1) Solution du photocopieur-fax

Monsieur Jean-Pierre Guibon, de la société RICOH, a présenté rapidement les fonctionnalités des copieurs-fax de sa gamme (1022 & 1027).

En tarif universitaire, le copieur AFICIO 1022 est vendu environ 5500 € TTC, le coût copie est de 0,0082 € TTC et la maintenance est de 9,66 € TTC par mois.

Ces appareils permettent d’envoyer directement les documents photocopiés par fax ou par le réseau.

Connectés sur Internet, ils peuvent également servir d’imprimante en réseau dans la bibliothèque.

Ils sont équipés du driver Lan-Fax permettant l’envoi de documents depuis un PC.

Cette solution pourrait intéresser tous les services du PEB car ils répondent parfaitement aux contraintes des éditeurs : à l’arrivée, la bibliothèque qui a demandé le document le reçoit sous forme imprimée.

En revanche, la bibliothèque qui envoie le document, peut utiliser à son choix et selon les autorisations des éditeurs, la forme imprimée ou la forme électronique.

A noter : toutes les marques de photocopieurs offrent des appareils ayant une fonction fax.

C’est le cas en particulier de Rank Xerox…

Chaque BU peut choisir la marque qui lui convient et mettre en concurrence les fournisseurs.

A noter également que pour les universités qui ont des marchés pour les photocopieurs, un photocopieur-fax peut être commandé hors marché.

2) Présentation de la solution ARIEL

Monsieur Jérôme Kalfon fait part de l’expérience qu’ils ont à Paris V où le logiciel ARIEL est installé dans chacune des bibliothèques.

Madame Anna Merlo présente ensuite, au nom de la société CENFOR, les fonctionnalités du logiciel ARIEL.

CENFOR a l’exclusivité depuis 1995 de la vente de ce logiciel dans plusieurs pays européens.

ARIEL a été développé par Research Library Group (Californie).

8000 utilisateurs dans le monde.

La version 3 permet la transmission de documents en couleur et offre une meilleures compatibilité avec les marques de scanner.

On peut transmettre le document par internet (e-mail) ou FTP.

Deux versions existent :

o la version client

o la version émetteur

Depuis la mise en place de la version 3, la fonction « Patron Delivery » permet aussi d’envoyer le document à un client qui n’a pas ARIEL.

La digitalisation des images se fait à 600 DPI en format A4 ou A3. Tous les scanners USB ou SCSI sont compatibles.

Les documents sont transmis en format PDF ou TIFF (format standard non propriétaire).

Elle est également compatible avec certains firewall.

3) Propositions commerciales ARIEL

Une licence doit être achetée pour chaque PC qui utilisera ARIEL.

Il faut choisir une version complète ou une version client.

Le prix standard de la version complète est de 1265 € HT + 40 € HT de frais d’envoi.

Tarif dégressif entre 10 et 49 achats : 900 € HT la licence + 40 € HT de frais d’envoi.

CENFOR offrirait le service après-vente pendant 1 an.

Au delà, une maintenance de 300 € par an pourrait être souscrite. Elle n’est pas obligatoire.

Tarif à partir de 50 commandes : 770 € HT la licence complète + 40 € HT de frais d’envoi.

La maintenance ne donne pas accès aux nouvelles versions des licences mais apporte une réduction.

4) Discussions autour d’ARIEL

Plusieurs questions sont posées à Madame Merlo et celle-ci les posera aux USA (voir réponse ci-dessous).

Deux de ces questions sont fondamentales pour la décision des BU françaises de s’équiper :

* peut-on utiliser la version PDF des périodiques électroniques (après accord des éditeurs) ?

* peut-on utiliser les photocopieurs-fax pour scanner les documents ?

5) Autres points abordés concernant les tarifs

Les questions suivantes ont été soulevées :

* autorisations des éditeurs :

les autorisations sont diverses. 90% des éditeurs autorisent le PEB à partir de la forme électronique, à condition de sortir immédiatement le document sous forme imprimée.

D’autres éditeurs mettent une limite à cette autorisation (exemple : 5 documents par périodique et par an).

D’autres éditeurs autorisent le fax et citent le logiciel ARIEL.

Il faudrait donc que les responsables de COUPERIN intègrent dans les négociations des facilités pour les échanges de PEB et informent les adhérents des conditions exactes autorisées.

Monsieur Cobolet transmettra la demande.

* tarification

MF Rochard fait part des résultats du groupe de travail de l’ADBU sur les tarifs proposés entre BU :

o 6 € par document (jusqu’à 50 pages) o 6 € par tranche de 10 pages pour les envois par fax

Ces tarifs seront recommandés par l’ADBU après accord du bureau le 15 mai prochain.

Ils le seront également par la sous-direction des bibliothèques dès que les décisions pourront être prises.

Certains collègues présents souhaiteraient avoir une solution simplifiée de facturation entre les établissements.

Le service INIST, avec ouverture de compte et débit centralisé, est jugé plus simple que les systèmes actuels de refacturation entre BU.

MF Rochard se charge, au nom du groupe, de poser la question à l’ABES pour savoir si un système central de crédit/débit pourrait être mis en place pour l’ensemble des BU.

Chaque bibliothèque ne recevrait qu’une seule facture par an (ou par trimestre) de l’ABES.

Ce bilan pourrait être en positif pour les bibliothèques qui fournissent davantage.

Il faut noter qu’un grand nombre de SCD avait répondu à l’invitation. Toutes les personnes présentes ont été très intéressées par les perspectives envisagées.

Ces évolutions ne peuvent être efficaces que si elles se font en réseau, les établissements devant pouvoir correspondre entre eux dans de meilleurs délais.

Compte rendu rédigé par MF Rochard