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Règlement intérieur

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Règlement intérieur

Adhésions et cotisations:

Les demandes d’adhésion sont formulées auprès du Trésorier et sont validées par le Conseil d’administration. La cotisation versée vaut pour l’année civile.

Adhésion individuelle :

Toute personne physique agent public de catégorie A (ou équivalent hors fonction publique) exerçant des responsabilités documentaires dans un établissement ayant des activités d’enseignement supérieur et de recherche peut adhérer à l’association. Elle verse une cotisation individuelle dont le montant est fixé par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration. Elle est alors électrice et éligible dans les instances de l’association et peut participer aux commissions.

Toute demande d’adhésion individuelle doit être accompagnée du règlement de la cotisation annuelle.

Adhésion individuelle prise en charge par un établissement :

Toute personne morale ayant des activités liées à l’enseignement supérieur et à la recherche peut verser une cotisation collective à l’association en tant qu’établissement, dont le montant est fixé par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration. Elle précise lors du règlement de sa cotisation le ou les bénéficiaires.

Les bénéficiaires doivent satisfaire aux conditions fixées par l’article 5 des statuts de l’association.

Chaque bénéficiaire est électeur et éligible – à titre individuel – dans les instances de l’association et peut participer aux commissions. L’établissement n’est pas membre de l’association.

La cotisation d’établissement ouvre le droit, pour chaque bénéficiaire, à des conditions préférentielles de participation aux congrès et journées d’étude organisés par l’association, selon les modalités définies par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration.

Une personne ne peut pas adhérer à la fois à titre individuel et comme bénéficiaire d’une cotisation

d’établissement.

Toute demande de cotisation“établissement” sera à régler par mandat administratif après émission d’une facture par l’ADBU. Elle doit obligatoirement s’accompagner de la liste des personnes désignées par l’établissement pour faire partie de l’association.

Lorsqu’une personne désignée par un établissement le quitte en cours d’année civile, elle reste membre de l’association pendant toute l’année en cours.

Assemblée générale

La présidence de l’assemblée générale appartient au président, ou, en son absence, à un vice-président ; il peut aussi déléguer ses fonctions à un autre membre du conseil d’administration.

Les délibérations font l’objet d’un procès-verbal signé par le président et le secrétaire général.

Chaque membre présent ou son représentant signe une feuille de présence certifiée conforme par le bureau de l’association.

Toutes les délibérations sont prises à main levée.

Toutefois, à la demande du quart au moins des membres actifs présents ou représentés, les votes doivent être émis au scrutin secret. Pour l’élection des membres du conseil d’administration, le vote secret est obligatoire conformément à l’article 11 des statuts de l’association.

Le vote par correspondance est également admis entre deux assemblées générales, à condition qu’un débat préalable ait eu lieu, ou en cas d’urgence, ou à la demande écrite de la majorité des membres. Le vote par correspondance est exclusif de toute autre modalité de vote, et il n’est pas admis lors des assemblées générales. Le vote par correspondance s’opère sous le contrôle du président ou de son représentant désigné, ainsi que de 3 scrutateurs volontaires, membres de l’association.

 

Conseil d’administration

Fonctionnement du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit sur convocation du président ou à la demande d’au moins la moitié de ses membres, et au moins trois fois par an. La présence de la moitié de ses membres – présents ou représentés par un autre membre du conseil d’administration – est nécessaire pour que le conseil d’administration puisse délibérer valablement. Aucun membre ne peut détenir plus d’une procuration.

En cas de vacance (cessation de fonctions, décès, démission, exclusion) d’un membre du conseil d’administration, le mandat concerné est renouvelé lors de l’assemblée générale ordinaire suivante. Le nouveau mandat prend fin à la date d’expiration du mandat interrompu.

Les délibérations sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante. Les délibérations du conseil d’administration font l’objet d’une information diffusée aux adhérents.

Le C-A peut inviter tout expert dont il juge la présence nécessaire à ses réunions.

Les fonctions de membres du conseil d’administration sont assurées à titre bénévole et ne peuvent ouvrir droit à rémunération. Toutefois les frais occasionnés sont pris en charge au vu des pièces justificatives et dans les limites précisées par le conseil d’administration. Les autres membres de l’association mandatés par le conseil d’administration pour la représentersont remboursés dans les mêmes conditions.

Comptabilité – trésorerie

Les comptes annuels présentés à l’assemblée générale ordinaire doivent faire mention des remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation payés à des membres de l’association.

Le conseil d’administration fait ouvrir tous comptes en banque, effectue tous emplois de fonds, contracte tous emprunts hypothécaires ou autres, sollicite toutes subventions, requiert toutes inscriptions et transcriptions utiles. Il autorise le président et le trésorier à faire tous actes, achats, aliénations ou investissements reconnus nécessaires, des biens et valeurs appartenant à l’association et à passer les commandes et contrats nécessaires à la poursuite de son objet.

Une comptabilité en recettes et en dépenses pour l’enregistrement de toutes les opérations financières est tenue au jour le jour.

 

Les commissions

Cinq commissions sont créées :

– Commission recherche et documentation

– Commission pédagogie et documentation

– Commission évolution des métiers

– Commission pilotage et évaluation

– Commission signalement et systèmes d’information

Les commissions ont pour objet :

– d’instruire différents sujets se rapportant aux domaines couverts par l’ADBU,

– de nourrir la réflexion du conseil d’administration dans leurs domaines de compétences.

Chaque commission est placée sous la responsabilité d’un membre du conseil d’administration.Au cas où aucun candidat ne serait élu en tant que responsable d’une commission, cette dernière désigne en son sein un responsable, membre de l’association, pour la représenter au conseil d’administration.

Des appels à candidature sont lancés pour composer les commissions et renouveler leurs membres. Une commission peut s’adjoindre des experts extérieurs et des représentants d’autres commissions de l’ADBU.

Les commissions sont tenues de faire rapport de leurs activités au moins une fois par an au conseil d’administration qui reprécisera le cas échéant à cette occasion les objectifs et le travail des commissions ; les rapports des commissions sont intégrés dans le rapport moral présenté à l’Assemblée générale.

Les activités des commissions font l’objet d’une information diffusée aux adhérents.

Rôle du responsable de commission :

− Programme de travail

− Convocations et comptes-rendus

− Animation des échanges et des débats

− Diffusion et valorisation des travaux produits

Chaque commission se réunit sur convocation du responsable.

La commission peut également inviter tout expert dont il juge la présence nécessaire à ses réunions.

Les fonctions de membres des commissions sont assurées à titre bénévole et ne peuvent ouvrir droit à rémunération. Les frais engagés par les membres de l’association pour participer aux activités de la commission ne sont pas remboursés par l’association à l’exception des repas.